VIPPROFDIPLOM - Дипломы (ВКР), дипломы МВА, дипломные работы, курсовые работы, дипломные проекты, кандидатские диссертации, отчеты по практике на заказ
Дипломная работа  
Диплом MBA  
Диплом - ВКР
Курсовая 
Реферат 
Диссертация 
Отчет по практике 
   
 
 
 
 

Оценка эффективности реализации проекта

 


 Для решения вопросов, касающихся документирования управленческой деятельности, документооборота, хранения и использования документов в организациях, создаются специальные подразделения (службы) или выделяются работники, ответственные за это направление деятельности. Традиционно эти службы назывались делопроизводственными, при этом названия подразделений в конкретных организациях отличались значительным разнообразием (управление делами, секретариат, канцелярия, общий отдел и т.п.) .
 Сейчас по-прежнему используются различные организационные формы работы, нередко связанные с субъективными представлениями. Вместе с тем в наименованиях служб все чаще отражаются особенности, обусловленные использованием систем автоматизации документооборота и электронных документов (например, управления и отделы информационных ресурсов или документационного обеспечения и т.п.). Кроме того, в результате применения информационных технологий, в особенности систем автоматизации документооборота в деятельности служб документационного обеспечения управления (ДОУ), появляются новые виды работ, меняется их содержательная сторона. В этих условиях комплексная оценка деятельности служб ДОУ заслуживает особого внимания.
 Оценка деятельности делопроизводственных служб осуществляется как руководством организации, так и самими службами ДОУ при принятии управленческих решений, касающихся организационной структуры, штатной численности, использования новых технологий и т.п. Помимо этого в организациях с развитой территориальной структурой может возникнуть потребность в сравнительной оценке работы служб ДОУ филиалов или подведомственных учреждений. Ослабление внимания к вопросам совершенствования служб ДОУ отрицательно сказывается на функционировании всей организации: при недостаточном развитии делопроизводственной службы часть функций по документационному обеспечению будут вынуждены выполнять работники других подразделений в ущерб своим основным задачам, а нередко и с большими трудозатратами.
 Критерии оценки, показатели деятельности служб ДОУ можно условно подразделить на три группы: качественные, количественные и комбинированные. К первой группе следует отнести качественные показатели, связанные с соблюдением требований нормативных документов, культурой управленческого труда и корпоративной культурой, использованием (наличием) информационных технологий и др., ко второй - показатели, по которым возможна количественная оценка оперативности и объемов работы (объем документооборота, штатная численность, трудозатраты на конкретные виды работ, количество выявленных фактов потери документов и др.). Некоторые критерии носят комбинированный характер: они включают как описательную оценку, так и количественные параметры (например, полнота реализации возложенных функций, квалификация работников, уровень автоматизации, техническое оснащение рабочих мест, оперативность работы и др.).
 Соблюдение требований нормативных документов остается основополагающим критерием работы делопроизводственных служб. Задача заключается в том, чтобы, с одной стороны, сопоставить реально выполняемые функции с нормативно закрепленным комплексом, а с другой - оценить соответствие организации и технологии работы не только сегодняшним требованиям, но и требованиям завтрашнего дня. Поэтому существенное значение приобретает оценка работы служб ДОУ с позиций полноты реализации их функций. Пока еще перспективные направления работы, связанные с использованием новых информационных технологий и элементов электронного документооборота, не всегда отражаются в документах, регламентирующих деятельность служб ДОУ. Данное обстоятельство, а также в отдельных случаях недооценка роли делопроизводственных служб и ограниченность финансовых ресурсов становятся сдерживающими факторами при внедрении современных информационных технологий.
 Уровень автоматизации технологических процессов работы с документами сегодня выступает как важный показатель, связанный с одним из приоритетных направлений совершенствования документооборота. Даже сам факт наличия или отсутствия информационной технологии может рассматриваться как формальный критерий, позволяющий судить о качестве и оперативности работы. При этом в условиях использования корпоративных систем документооборота и электронного документооборота на первый план выступают организационные и методические функции службы ДОУ, а не только ведение регистрации документов и выполнение других функций традиционного делопроизводства.
 Объем документооборота - один из основных количественных параметров, имеющий определяющее значение при расчете штатной численности и потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов, а также при формировании структуры службы ДОУ. Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере характеризуют масштаб деятельности организации, объем и характер ее взаимосвязей с другими организациями (учреждениями, предприятиями). Обязанностью службы ДОУ является регулярное проведение анализа объемов документооборота в целях оптимизации технологии документооборота и нагрузки на работников, а также возможного сокращения излишней переписки и использования электронных технологий обмена конкретными видами информации.
 Пользоваться данными об объемах документооборота нужно достаточно аккуратно. Нередко объемом документооборота называют как количество зарегистрированных документов (официальный показатель, отражающий объем документооборота), так и количество документов, включая их копии (показатель, характеризующий объем работы копировально-множительной службы и экспедиции).
 Показатель штатной численности службы ДОУ в совокупности с показателями, отражающими объем документооборота и его динамику, позволяет судить о нагрузке на работников службы ДОУ. Здесь также играют роль и другие факторы, в том числе используемая технология, структура учреждения и службы ДОУ, территориальное размещение структурных подразделений. Для анализа трудозатрат и планирования объема работ для службы ДОУ в целом и отдельных работников используются нормы времени или выработки на основные виды работ. В частности, существуют Типовые нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены постановлением Минтруда России от 26.03.02 г. N 23). Хотя нормативы трудозатрат по видам работ учитывают ряд условий, связанных с автоматизацией, надо иметь в виду расширение использования компьютерных систем нового поколения. Следует отметить, что автоматизированные системы, внедрявшиеся около десяти лет назад, были, как правило, нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных операций в делопроизводстве (например, при регистрации и контроле за исполнением документов). Сейчас же речь идет о корпоративных технологиях и системах работы с документами в рамках всей организации. При этом по сравнению с ранее применявшейся технологией изменяется структура трудозатрат, появляются новые виды работ (например, использование электронной почты, сканирование документов, ведение справочников корпоративной автоматизированной системы и т.п.). Однако в итоге существенно снижаются суммарные трудозатраты организации в целом на передачу документа на исполнение, информационно-поисковую, аналитическую работу и др.
 Часть работ, выполняемых службами ДОУ, по своему характеру относится к административно-управленческой деятельности и не подлежит жесткому нормированию путем установления норм времени или выработки. На практике проблема нормирования таких работ решается экспертным путем, в том числе путем установления процента от общего бюджета рабочего времени организации или подразделения, определения норм управляемости, норм обслуживания или нормативов соотношений.
 Соответствие квалификационным требованиям свидетельствует о способности работников выполнять установленные виды работ. С учетом задач автоматизации документооборота в квалификационных характеристиках руководителей и специалистов службы ДОУ и должностных инструкциях работникам (прежде всего для государственных учреждений) целесообразно отражать требования к знанию основ корпоративной системы документооборота и работы с электронными документами.
 Организационные формы работы служб ДОУ во многом связаны с объемом документооборота, выполняемыми функциями, а также штатной численностью (см. таблицу). В настоящее время в условиях сочетания традиционного и электронного документооборота в зависимости от его объема, на наш взгляд, можно выделить несколько вариантов организации службы ДОУ.
 Развитие организационной структуры службы ДОУ
в зависимости от объема документооборота
 
 ┌─────────────────┬─────────────────────────────────────────────────────┐
 │      Объем      │          Организационные формы службы ДОУ           │
 │документооборота,│                                                     │
 │тыс. документов в│                                                     │
 │       год       │                                                     │
 ├─────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤
 │ Менее 10        │Обычно 1-2 секретаря руководителя организации        │
 ├─────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤
 │ От 10 до 25     │Служба  организационно  оформляется; требуется группа│
 │                 │работников  с выделением  ответственных  за отдельные│
 │                 │участки работы (специализация сотрудников)           │
 ├─────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤
 │ От 25 до 50     │Создается  подразделение, включающее несколько участ-│
 │                 │ков работы (обработка и регистрация документов, конт-│
 │                 │роль исполнения, архив и др.)                        │
 ├─────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤
 │ От 50 до 100    │Более  развитая структура, в рамках которой организа-│
 │                 │ционно оформлены все основные участки работы; степень│
 │                 │специализации  работы  сотрудников  повышается, в ка-│
 │                 │честве  самостоятельного  участка (один или несколько│
 │                 │специалистов) выделяется корпоративное  регулирование│
 │                 │и совершенствование  ДОУ, в том числе на основе авто-│
 │                 │матизации                                            │
 ├─────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤
 │ Свыше 100       │Сложная нестандартная структура службы ДОУ, зависящая│
 │                 │от   специфики  работы  организации  и  ее  структуры│
 │                 │(иерархической, территориально  распределенной) и ис-│
 │                 │пользования автоматизированных систем                │
 └─────────────────┴─────────────────────────────────────────────────────┘
 
 Данные варианты приведены в качестве иллюстрации. Выбор организацией конкретных форм работы зависит также от возможной степени централизации или децентрализации отдельных функций, в том числе в условиях автоматизации документооборота на основе корпоративных технологий. Кроме того, к службе ДОУ могут быть отнесены сотрудники, ответственные за делопроизводство и использование корпоративной системы документооборота в структурных подразделениях организации.
 Влияние на формирование организационной структуры службы ДОУ могут оказывать и субъективные факторы, которые, с одной стороны, приводят к отсутствию единообразия в структурах и наименованиях службы ДОУ в учреждениях и организациях, а с другой - к возложению на данную службу не свойственных ей видов работ.
 







Похожие рефераты:

  • Оценка эффективности реализации проекта

  •  Для решения вопросов, касающихся документирования управленческой деятельности, документооборота, хранения и использования документов в организациях, создаются специальные подразделени...
  • Оценка затрат реализации проекта

  • Известно, что на финансовые результаты хозяйственной деятельности предприятий оказывают влияние как внутренние, так и внешние экономические факторы . К числу основных внутренних факторов мо...
  • Оценка эффективности проекта
  • А) Стадии этапов проекта:
    1.    Подготовительная
    2.    Осуществления
    3.    Функционирования
    Содержание стадий выполнения про...
  • Оценка социальной эффективности проекта
  • В соответствии с функциональной моделью составляется таблица формулировки и классификации функций управления предприятием. Содержащиеся в ней затраты на выполнение всех функций включают расходы на ...
  • Оценка экономической эффективности проекта
  • Предлагаемая модель логистизации потоковых процессов, направлена на выявление общих резервов эффективности, а также сглаживание протекания экономических потоков при переходе между последовательными...
 
 

Copyright © 2007-2016

Дипломные работы Дипломы MBA Дипломные проекты