Существует разные подходы к автоматизации бюджетирования в торговых компаниях. Можно разработать собственное решение на основе MS Excel-Acsess. А можно использовать готовый программный продукт: бюджетный модуль в составе ERP-системы, специализированные системы бюджетирования или прикладное решение на основе Хранилища данных.
Специфика управления торговым предприятием накладывает отпечаток на IT-инфраструктуру. Поэтому, выбирая решение для ООО «Альянс «Русский Текстиль-Екатеринбург», мы четко сформулировали требования к системе автоматизации ведения бюджетов, которые учитывали особенности торговых компаний. Система должна:
Иметь центральную базу данных для ведения бюджетов. Это позволяет организовать единое информационное пространство предприятия и устранить проблему противоречия данных в подразделениях компании и филиалах.
Обеспечить гибкую настройку бюджетной модели предприятия. Изначально требовалось автоматизировать индивидуальную бюджетную модель, которая уже была разработана специалистами компании. Мы знали, что модель будет часто меняться, поскольку предприятие реагирует на изменение рынка. Поэтому система бюджетного управления должна оперативно перестраиваться под новые требования менеджмента.
Обеспечивать сбор и консолидацию первичных данных из различных учетных систем. Каждое из подразделений компаний использует свою автоматизированную учетную систему. Чтобы вести бюджеты в центральной базе данных необходимо создать согласованную базу нормативно-справочной информации и обеспечить сбор и выверку фактических показателей исполнения бюджетов из различных учетных систем.
Обеспечивать обработку и хранение больших объемов данных. Изначально мы планировали собирать данные бухгалтерского учета вплоть до первичных документов. Предположительно объем поступающих данных составляет 10Гб в год. Таким образом, система должна обеспечивать обработку массива данных порядка десятков Гб без потери производительности при работе на сервере средней стоимости.
Обеспечивать обмен данными c удаленными подразделениями. Система должна поддерживать сбор плановых и фактических данных по бюджетам из удаленных подразделений по существующим каналам связи, поскольку высокоскоростной доступ в Интернет является сложной и дорогостоящей задачей.
Предоставлять знакомые пользователям инструменты ввода бюджетных данных. Удаленные подразделения участвуют в планировании наравне с центральным. Чтобы не переучивать персонал на местах, система автоматизации бюджетирования должна обеспечивать ввод данных знакомыми пользователю инструментами. Идеальный случай, если это будет MS Excel.
Обеспечивать ведение управленческого учета. Первичный учет на предприятиях ведется для составления бухгалтерской и налоговой отчетности. А собственникам и менеджерам для определения, скажем, прибыльности бизнеса необходимы данные управленческого учета. Система должна обеспечивать трансформацию данных бухгалтерского учета, собранных из филиалов, в данные управленческого учета. Это позволит избежать ведения двойного учета (бухгалтерского и управленческого) и минимизировать затраты на ввод данных о фактическом исполнении бюджетов.
Обеспечивать разграничение прав доступа пользователей к данным и поддерживать регламент согласования и утверждения бюджетов.
Предоставлять инструменты для создания разнообразных аналитических отчетов. Бюджет по своей природе многомерен, и интересно анализировать, например, доходы и расходы в разных разрезах: по центрам финансовой ответственности, видам деятельности, статьям бюджетов, проектам, продуктам и т.д. Не менее важно получение консолидированных отчетов и показателей. Аналитические отчеты должны поступать к руководству холдинга и филиалов оперативно, и желательно, чтобы пользователь мог их создавать, менять и т.д. самостоятельно, без программирования, чтобы не загружать IT-службу. Мы считали, что будет эффективно использовать для этих целей OLAP-средства.
Дополнительным требованием являлись успешные внедрения системы в крупных торговых организациях России. Для нас было очень важным, чтобы поставщик системы хорошо понимал специфические проблемы компании и имел положительный опыт их решения.
Надо сказать, что на предприятии уже был опыт автоматизации бюджетирования своими силами. Первоначально разработанная специалистами компании бюджетная модель предполагала ведение только бюджета движения денежных средств. На тот момент это была актуальная и наиболее понятная в методическом плане задача. Для ее автоматизированной поддержки было разработано решение на платформе MS SQL Server 7.0. Данные из подразделений, поступавшие в виде Excel-файлов, документов в Word или обычных писем по факсу, обрабатывались вручную и вводились в систему оператором. В качестве системы выпуска отчетов был выбран MS Excel. Отчеты создавались по мере поступления требований от пользователей. Спустя два года стало очевидно, что созданная нами система не справляется с возросшим потоком информации и требованиями топ-менеджеров. Не удовлетворял большой объем ручной работы по сбору данных и трудоемкость создания новых отчетных форм. Кроме того, этот опыт позволил существенно расширить бюджетную модель предприятия, которая теперь нуждалась в автоматизации. Встал вопрос: переписывать существующую систему с учетом новых требований или обратиться к поставщикам программного обеспечения и найти программный продукт, удовлетворяющий нашим требованиям? Было принято решение пойти по второму пути.
Для выбора системы автоматизации бюджетирования на предприятии была сформирована группа из специалистов финансовой службы, главного бухгалтера, руководителя ИТ-службы, двух аналитиков. Руководство группой осуществлял финансовый директор. Такой состав позволил учесть мнения всех заинтересованных участников бюджетного процесса, а высокий статус руководителя проекта обеспечил оперативное решение всех возникающих вопросов, как при выборе системы, так и позднее, на этапе ее внедрения.
Начали с того, что, опираясь на требования компании, составили анкету о программном продукте, которую разослали всем потенциальным поставщикам. По результатам анкетирования сначала была отвергнута мощная ERP-система с функциями бюджетирования. Она потребовала бы перестройки всех существующих бизнес-процессов под определенную модель, и лишила бы компанию мобильности, то есть возможности перестраиваться, закрывая одни направления деятельности (ставшие убыточными) и открывая другие. Очевидно, что в этом случае объем возможных переделок и доработок ERP-системы стал бы неприемлемым.
Специализированная система бюджетирования от западных поставщиков не удовлетворяла ряд выдвинутых требований предприятия: не поддерживала ведение управленческого учета, имела ограничения по уровням детализации первичной информации и предполагала сложную технологию интеграции с учетными системами подразделений.
В результате мы остановили свой выбор на программном продукте "Контур Корпорация" российской компании Intersoft Lab. "Контур Корпорация" базируется на технологии Хранилищ данных (Data Warehouse). Для интеграции с различными учетными системами использует динамические XML-форматы. В качестве средства выпуска отчетов применяются OLAP-клиенты: "Контур Стандарт" и "Контур OLAPBrowser".
Был принят во внимание успешный опыт внедрения этой системы в крупных торговых организациях. Кроме того, не последнее значение имело наличие модуля автоматической генерации Excel-шаблонов, с помощью которых достаточно просто обеспечивается сбор данных из удаленных подразделений.
Похожие рефераты:
|
Дипломные работы 
