Система оперативного контроля представляет собой организацию непрерывной или периодической деятельности менеджеров отдела материально-технического снабжения (или отдела закупок), направленную на формирование производственных запасов в экономически обоснованных размерах и обеспечение необходимого и устойчивого объема ассортимента марок материальных ресурсов в течение всего планируемого периода для обеспечения бесперебойной работы предприятия .
В настоящее время почти все российские предприятия имеют у себя мощные персональные компьютеры (ПК), многие используют компьютерные программы (КП) бухгалтерского и складского учета, некоторые уже внедрили (или внедряют) отечественные или зарубежные автоматизированные системы управления предприятием [организацией процессов материально-технического снабжения (МТС), производства, сбыта, транспортировкой, т.е. управлением материальными и финансовыми потоками на предприятии]. В связи с этим актуальным становится вопрос об организации оперативного контроля и управления производственными запасами (ПЗ) каждой марки материального ресурса (МР: сырья, материала, комплектующего изделия, покупного полуфабриката, запчасти и т.п.), расходуемой на предприятии на выпуск производимой готовой продукции, где такую систему контроля еще пока не внедрили.
Почему же нужно обязательно управлять производственными запасами. Для пояснения рассмотрим следующую простую ситуацию. На предприятии расходуют какую-то марку материального ресурса, к примеру, па производство, грузовых автомобилей. В какой-то момент времени года по этой марке не будет производственного запаса на складе отдела материально-технического снабжения (ОМТС) предприятия, т.е. наступит дефицит по этой марке. Что в данном случае можно сделать ? Остановить производство грузовых автомобилей или точить детали (которые нужны для производства рассматриваемых грузовых автомобилей) из заготовок большего размера, чтоб не останавливать производство. Но в данном случае при обработке больше металла уйдет в стружку, увеличатся издержки производства, соответственно, повысится себестоимость партии выпускаемых автомобилей и снизится их конкурентоспособность на рынке. Если же заменить нужные заготовки другим металлом с меньшими прочностными характеристиками, то это приведет к снижению качества выпускаемой продукции. Нежелательно также наличие на складе ОМТС предприятия излишних производственных запасов по каждой марке материального ресурса. Дело в том, что предприятие-потребитель, приобретая МР у предприятия-изготовителя (или на базе снабжения), оплачивает эти ресурсы за счет своих оборотных средств.
Наличие же излишних производственных запасов по каким-то отдельным маркам МР приводит к тому, что предприятие-потребитель «замораживает» в них (в излишних ПЗ) свои ОбС. Отсутствие же у предприятия-потребителя в достаточных количествах свободных финансовых ресурсов (т.е. ОбС) приводит к тому, что у него может просто нехватить их (ОбС), чтоб оплатить приобретаемые новые партии по другим маркам материальных ресурсов (по которым нет ПЗ и тем более излишних), которые необходимы для производства, а также будет недостаточно ОбС, чтобы выплатить налоги, оплатить коммунальные платежи, выплатить заработную плату своим сотрудникам и т.д. Поэтому нужно обязательно управлять ПЗ каждой марки МР, поддерживать их на экономически обоснованном уровне, т.е на уровне специфицированной нормы производственного запаса (СНПЗ), установленной руководством предприятия. Иначе рассматриваемое предприятие не выдержит конкуренции по выпускаемой продукции (по себестоимости или качеству) с отечественными или зарубежными фирмами, что особенно важно учитывать в связи с вступлением России в ВТО.
В условиях рыночной экономики (или на этапе ее становления) становится актуальным вопрос об организации оперативного контроля и управления запасами МР на предприятии . Решению данной проблемы в определенной степени способствует внедрение автоматизированных систем управления предприятием, компьютерных программ бухгалтерского или складского учета, а также отечественных и зарубежных информационных систем (типа R3, BAAN4 и т.п.), которые позволяют наладить автоматизированный учет движения в отдельности по каждой марке материального ресурса (поступления и расхода по датам и объемам) и на их основе возможность определения ежесуточных остатков по каждой рассматриваемой марке МР в течение года (квартала или периода).
Сегодня на каждом российском предприятии желательно помимо бухгалтерской программы (или при наличии информационной системы управления предприятием, если ее применяют) дополнительно внедрить еще две КП: одну по нормированию ПЗ (т.е. по определению СНПЗ) и оборотных средств [т.е. по расчету специфицированных норм оборотных средств (СНОбС)] , вторую по управлению ими (ПЗ и ОбС) . На основе вышеуказанной информации о движении (на предприятии по датам и объемам каждой марки МР) с помощью первой КП определяют вариации (изменения) в течение года объемов и интервалов поставок, а также объемов и интервалов отпуска и т.д., которые являются нормообразующими факторами. В дальнейшем эти данные используют для определения СНПЗ (в нат. ед. изм.), а также при оперативном контроле за фактическим состоянием ПЗ и ОбС.
Результатом решения задачи по оперативному контролю является получение ежедневной информации (недельной, декадной. месячной и т.д. в зависимости от степени важности применяемой марки МР) о фактическом наличии ПЗ на складах ОМТС и степени их (марок) соответствия СНПЗ, установленных руководством предприятия. Это позволит осуществлять непрерывный контроль за величиной ПЗ, своевременно выявлять образование сверхнормативных остатков или дефицита по отдельным позициям, который может нарушить бесперебойность функционирования предприятия-потребителя.
На предприятии учет движения марок МР (что, от кого, когда и сколько поступило, по какой цене; что, сколько и какому цеху отпустили и т.п.) ведется на складах (в складской картотеке) ОМТС, а в бухгалтерии в электронном виде с помощью КП бухгалтерского учета. Его ведут в стоимостном выражении (далее ст. выр.) и натуральных единицах измерения (далее нат. ед. изм.: тоннах, погонных метрах, квадратных или кубических метрах, штуках и т.п.). Исходной информацией являются счетафактуры, по которым на складе оформляют приходные ордера, а отпуски материалов со склада в цеха производят на основе расходных ордеров (т.е. требований соответствующих подразделений рассматриваемого предприятия). После занесения этих данных (о приходе и расходе по датам и объемам и т.д.) в карточки складского учета (на каждую марку со своей ценой одна карточка) все первичные документы (счетафактуры, приходные и расходные ордера и т.п.) кладовщица ежедневно передает в бухгалтерию. И ее сотрудники (каждой по своей группе МР) с помощью КП бухгалтерского учета вводят всю эту информацию (о движении каждой марки МР по датам и объемам) в электронную базу данных предприятия, т.е. записывает на диск ПК, где эта информация хранится в течение текущего отчетного года.
Имеющаяся информация о движении (когда, что и сколько поступило или израсходовано и т.д.) это сформированная нормативная база данных по запасам и оборотным средствам и т.д. по любой из применяемых марок МР [особенно, если эта информация заведена на персональный компьютер (ПК)] позволяет менеджеру или логистику оперативно управлять материальными и финансовыми потоками на предприятии в течение года и сформировать планы материально-технического обеспечения на плановый период (год, квартал, месяц).
Данная информация позволяет решать следующие задачи:
выявлять дефицитные позиции марок материальных ресурсов;
выбрать позиции марок иатериальных ресурсов, по которым сформировались излишние запасы и их можно реализовать;
оценить обеспеченность запасами и их структуру;
проанализировать структуру оборотных средств на предприятии (например, образовались большие запасы по комплектующим изделиям или материалам) и почему (например, большие интервалы между поставками, большая неравномерность поставок по объемам и т.д.);
предупредить появление дефицита по отдельным маркам МР;
определить, что, когда нужно заказать и в каком объеме, т.е. даты очередных заказов на поставку марок материальных ресурсов (т.е. сформировать план МТС на очередной месяц, квартал, год);
определить потребность в финансовых ресурсах (т.е. в ОбС) для обеспечения необходимых поставок марок материальных ресурсов в плановом периоде.
На основе вышеуказанных данных (вариаций объемов поставок и суточных отпусков в течение года) с помощью КП по управлению ПЗ рассчитывают для каждой марки МР изменение ее ежесуточных остатков в течение периода (или месяца, года и т.п.) в нат. ед. изм. и в ст. выр. следующим образом
z0 + qk rk, если k = 1
zк = (1)
zk1 + qk rk, если k > 1 ,
где: zk остаток нормируемой марки материала на конец "k"-ых суток у предприятия-потребителя;
z0 остаток нормируемой марки материала на начало года (квартала, если проводятся поквартальные расчеты);
qk объем поставки в "k"-ые сутки;
rk объем суточного отпуска в "k"-ые сутки;
zk1 остаток нормируемой марки материала на конец предыдущих ("k1"-ых) суток у предприятия-потребителя.
Алгоритм этой процедуры (организации оперативного контроля) можно записать следующим образом. Даты поставок и суточных отпусков рассматриваемой марки материального ресурса нужно заменить порядковыми номерами дней в году (1, 2, 3, ..., k, ..., 365 ). Значениям объемов поставок ( q ) и суточных отпусков марки материала в цех ( r ) присваиваются индексы “ k ” порядкового дня в году, в который они были осуществлены ( qk и rk ). Если в каком-либо из дней ( k ) не было поставки или суточного отпуска, то соответствующие значения зануляются ( qk = 0 или rk = 0).
Нужно вычислить на каждую дату расчетного периода значение суточного остатка этой марки и по полученным данным построить статистический ряд этих значений:
Z1 , Z2 , Z3 ..., Zk, ..., ZK (2)
Контроль за фактическим уровнем запаса любой рассматриваемой марки нужно осуществлять следующим образом. Можно считать, что запас соответствует нормативному, если будет выполняться следующее условие:
__
( 1 а) V Zk ( 1 + а) V , (4)
где: V установленная норма производственного запаса по рассматриваемой марке материального ресурса в натуральном выражении;
а коэффициент, учитывающий поправку, что сопоставляется между собой значения, вычисленные по периодам разной продолжительности (норма была определена по году, а средний остаток по периоду в “ K ” дней).
При невозможности осуществлять ежедневный оперативный контроль по всей применяемой номенклатуре материальных ресурсов (например, в случае очень большого количества применяемых марок), можно производить не полный, а выборочный контроль, применяя известную группировку “ABC”. Все зависит от возможностей предприятия: наличия у него достаточного количества вычислительной техники, ее призводительности, финансовых ресурсов, которые предприятие может вложить в проведение этой работы, и т.д. Группировку очень часто применяют на практике при оперативном контроле. Она основана на разделении (классификации) марок МР на три группы в зависимости от их роли в производственном процессе. Это дает существенный выигрыш в случае большой номенклатуры марок материальных ресурсов, применяемых на предприятии.
При группировке учитывается объем годового расхода каждой марки материального ресурса по ее стоимости. При такой классификации в группу “А” включают наиболее важные марки МР, потребляемые (в смысле расходуемые) в больших количествах и значительные по стоимости. В результате в данную группу попадают основные марки материальных ресурсов (сырья, основных материалов, комплектующих изделий и т.д), удельный вес которых составляет порядка 70 80 % от суммарного годового расхода всех материальных ресурсов на предприятии по стоимости, хотя в общей номенклатуре марок МР они занимают 10 15 %. В группу “В” следует включить марки МР, имеющее менее важное значение, чем марки, попадающие в группу “А”. Марки группы “В” занимают в общем объеме годового потребления по стоимости примерно 15 20 %, а по номенклатуре 20 30 %. К группе “С” относят все остальные марки материальных ресурсов, не попавшие в первые две группы. По номенклатуре они занимают наибольший удельный вес, хотя в общем стоимостном объеме годового расхода их доля небольшая порядка 5 %. В результате в группу “С” попадут в основном марки материальныз ресурсов, например, относящиеся к малоценным и быстроизнашивающимся предметам, которые очень многочисленны по номенклатуре на предприятии.
При разделении марок материальных ресурсов на группы следует провести сортировку их (марок), расположив значения стоимостей годовых расходов всех марок МР в порядке убывания их величины. На первую позицию в этом случае попадет марка материала с самым большим годовым расходом по стоимости, на вторую уже с меньшим и т.д. Далее следует отобрать все упорядоченные марки МР с большими годовыми расходами, которые в сумме (в стоимостном выражении) составят порядка 80% от всего суммарного годового расхода предприятия. Эти марки следует пометить кодом “А”. Аналогичную процедуру отбора марок МР следует проделать для группы “В”. В этом случае нужно продолжить суммирование годовых расходов следующих марок МР в упорядоченном ряде (начиная со следующей после последней, попавшей в группу “А”). И эту операцию продолжать делать до тех пор, пока полученная сумма всех марок в группе “В” не будет составлять 15% от суммарного годового всех МР, применяемых на предприятии. Остальные марки МР из упорядоченного ряда (не попавшие в группы “А” и ”В”) попадут в группу “С”. При этом в группу “С” попадет большое количество марок МР, т.е. группа будет самая многочисленная по номенклатуре, но маловесящая по стоимости. При этом следует сразу отметить, что вышеназванные проценты носят довольно условный характер, и в ряде случаем можно применить другие их процентные значения. Для обеспечения проведения оперативного контроля. вышеуказанные марки МР, применяемых на предприятии, следует пометить соответствующими кодами: “А”, “В” и ”С”.
В этих случаях выборочный оперативный контроль за фактическим состоянием производственных запасов марок материальных ресурсов, попавших в группы “А”, ”В” и “С”, можно осуществлять с разной периодичностью. что позволяет существенно сократить затраты на его проведение. Например, за фактическим состоянием запасов марок МР, попавших в группу “А”, следует устанавливать, как правило (или желательно), ежедневный контроль. Периодичность же контроля запасов по маркам группы “В” значительно реже как правило, один раз в неделю или декаду, а по маркам, попавшим в группу “С” примерно один раз в месяц. Если предприятие применяет большую номенклатуру МР (например, 70000 100000 наименований или больше), то частый контроль становится достаточно дорогой процедурой.
На наш взгляд, методически правильнее сопоставлять с установленной нормой средний уровень запаса марки материального ресурса. В случаях их несоответствия
( Z > V или Z < V, где Z рассчитанный средний уровень, V установленная норма запаса) при оперативном контроле выдается сигнал (т.е. попадают в соответствующую распечатываемую на ПК выходную форму) об образовании излишнего (сверхнормативного) остатка или дефицита.
Норма запаса в “днях” среднесуточного расхода в натуральном выражении используется для планирования закупок МР на плановый период, оформляемых в договорах (контрактах и т.д.) с поставщиками смежниками. Дело в том, что в будущем году может увеличиться (или уменьшиться) объем готовой продукции, выпускаемой предприятием или остаться неизменным. И если эти новые объемы (т.е. планового года) остаются такими же как в отчетном году или мало отличаются от аналогичных данных отчетного года (например, в пределах 1 5 %), то норма запаса в “днях”, рассчитанная по данным отчетно года, может быть использована при планировании необходимой потребности в рассматриваемой марке МР. На основе этой нормы запаса (в “днях”) по нижеприведенным формулам вычисляют для рассматриваемой марки МР две нормы запаса в натуральном выражении одна для отчетного года, другая для планового периода. Первую вычисленную норму запаса (в натуральном выражении) используют при оперативном контроле за фактическим состоянием запасов в отчетном году, вторую при планировании материально-технического снабжения на будущий период (на плановый год, квартал и т.п.).
Vотч = Hотч Rотч (5)
Vпл = Hотч Rпл (6)
где: Vотч установленная норма производственного запаса по рассматриваемой марке материального ресурса в натуральном выражении, рассчитанная для отчетного года;
Hотч установленная норма производственного запаса по рассматриваемой марке материального ресурса в “днях” среднесуточного расхода в натуральном выражении, рассчитанная для отчетного года;
Rотч среднесуточный расход нормируемой марки материального ресурса в отчетном году;
Vпл норма производственного запаса по рассматриваемой марке материального ресурса в натуральном выражении, рассчитанная для планового года;
Rпл среднесуточный расход нормируемой марки материального ресурса в плановом году.
В качестве иллюстрации ниже приведены три выходные формы, полученные при распечатке с ПК при очередном дне контроля за фактическим состоянием запасов на предприятии. Все три формы приведены в целом по ОМТС: в первой форме приводятся данные об излишних запасах (см. табл.1), во второй с дефицитными позициями (см. табл. 2). Аналогичные формы могут получены для разных разрезов. В результате проведенной сортировки в формах распечатываются не все данные, а только по тем маркам материальных ресурсов, по которым на соответствующую дату проводимого контроля образовались излишние запасы или был дефицит. Это позволяет экономить бумагу и делает информацию более обозримой.
Установленные дефицитные позиции по маркам МР (см. табл. 2) позволяют сотрудникам ОМТС предприятия сформировать план материально-технического снабжения на следующий месяц (см. табд. 3). При этом заявляя предприятию-изготовителю объем марки материального ресурса, который он (поставщик) должен поставить, то в этой заявке помимо потребности в марке МР, рассчитанной по норме расхода этой марки на выпуск запланированной готовой продукции, нужно дополнительно еще учесть объем МР на пополнение производственного запаса до его нормы “V Оф”. Размер заявляемой потребности можно вычислить следующим образом:
Зпотр = Пн + (V Оф) (7)
где: Зпотр заказываемый объем поставки марки материального ресурса следующий месяц;
Пн месячная плановая потребность в рассматриваемой марке материального ресурса, рассчитанная по нормам расхода;
V установленная норма производственного запаса по рассматриваемой марке материального ресурса в натуральном выражении, рассчитанная для отчетного года;
Оф средний уровень производственного запаса в периоде, вычисленный при оперативном контроле;
(V Оф) установленный размер дефицита по марке МР.
Разработанная Типовая компьютерная программа по управлению запасами (ТКПУЗ) позволяет осуществлять эффективный оперативный контроль на предприятии за фактическим состоянием запасов марок материальных ресурсов (сырья, основных, комплектующих изделий, покупных полуфабрикатов, вспомогательных материалов, запчастей, топлива, тары, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и т.д.) и своевременным их пополнением, оценивать, контролировать и оптимизировать работу с поставщиками и клиентами. Она дает возможность своевременно получать информацию о дефицитных позициях и излишних запасах МР; позволяет определить какие свободные финансовые ресурсы требуются для обеспечения бесперебойного процесса производства предприятия и т.д..
Похожие рефераты:
|
Дипломные работы 
