В настоящее время существует очень много разнообразных программных средств для автоматизации бухгалтерского учета. Практически все они предлагают стандартный набор инструментов для облегчения труда бухгалтера и лучшей организации бухгалтерского учета. Программы позволяют автоматизировать различные участки бухгалтерского учета . Кроме того, некоторые фирмы - разработчики программного обеспечения пошли по пути комплексной автоматизации деятельности предприятий. В число таких программ входят, например, комплексы "1С:Предприятие", "Галактика". Они обеспечивают автоматизацию не только бухгалтерского учета, но и планово-экономической деятельности, торговли и других сфер деятельности.
Последнее время рынок информационных технологий в России ознаменовался бурным спросом на интегрированные системы управления. Автоматизация отдельной функции, будь то бухгалтерский учет или управление производством, остается в прошлом. Наблюдаемый сегодня процесс укрупнения российских компаний заставляет все больше управленцев задумываться об оптимизации учета всех бизнес-процессов одновременно: учет финансовых и материальных потоков, управление персоналом, учет производственных операций и сбыта продукции.
Особое место занимают ERP-системы, алгоритм которых сориентирован на ERP-методологию управления предприятием (управление ресурсами) . Они включают в себя в большинстве своем три интегрированные части:
- базовый уровень управления (АСУ ТП и АСУП цехового уровня);
- второй уровень управления - ERP-система предприятия;
- верхний уровень управления - информационно-аналитическая система руководителя предприятия.
ERP-системы осуществляют реконструкцию системы управления предприятиями - стандартизацию и унификацию бизнес-процессов, предоставляют новые возможности для оперативного и стратегического управления . Цель ERP-системы - согласованное функционирование всех компонентов системы, оптимизация по времени выполнения и потребляемым ресурсам. Наиболее популярными на сегодня ERP-системами являются: SAP/R3 германской фирмы SAP AG, BAAN голландской и Oracle Applications американской фирм.
Совершенствование организационной и финансовой структуры предприятия и методов управления. Построение системы управленческого учета тесно связано с организационной структурой предприятия, а также с существенной проблемой реализации потенциальных преимуществ управленческого учета по эффективному управлению предприятием в целом.
Модель информационной системы является отображением ее свойств через формализованное описание компонентов системы и отношений между ними посредством какого-либо языка (естественного, алгоритмического, математического, графического). При построении такой модели формируется организационно-экономическая модель конкретного субъекта управления, в которой детализированы все связи между информационными совокупностями, присущие объекту, и алгоритмы преобразования информации .
По мнению многих ученых-экономистов, модель текущего учета хозяйственных процессов должна включать следующие элементы:
унифицированные формы обобщения и представления бухгалтерской информации;
единые методы группировки данных, их детализации, распределения для калькулирования и оценки, а также последующей группировки по иным признакам с целью формирования бухгалтерской отчетности для представления заинтересованным пользователям;
рациональные способы и последовательность обработки бухгалтерской документации.
По нашему мнению, обобщив информацию о рассмотренных моделях можно сделать вывод о том, что единые методы группировки данных, их детализации, распределения для калькулирования и оценки не могут быть отнесены к модели учетного процесса. Это объясняется тем, что они связаны с определенной информацией, формируемой в управленческом учете, которая зависит от специфики отражаемых процессов и фактов, а также ограничена временным периодом и теряет свое значение для управления после завершения процесса или факта хозяйственной жизни.
Перечисленные выше элементы модели учетного процесса, за исключением элементов калькулирования и оценки, в теории и практике бухгалтерского учета реализуются в виде:
учетных регистров — специальных бланков учета, предназначенных для регистрации, и группировки данных бухгалтерского учета о наличии и состоянии имущества и обязательств организации и операциях с ними. Учетные регистры могут быть унифицированными (обязательными к применению в масштабах страны, отрасли или типа производства) или разрабатываться самой организацией;
форм бухгалтерского учета, представляющих собой сочетание учетных регистров и способов записей в них хозяйственных операций;
учетных процедур — порядок и последовательность действий при заполнении отдельных учетных регистров.
Выбор соответствующей модели учетного процесса обусловливается размером организации, спецификой осуществляемой деятельности, а также конкретными задачами, поставленными перед бухгалтерской службой хозяйствующего субъекта. Поэтому эффективность ведения бухгалтерского учета на предприятии, а также полнота и своевременность представления необходимой информации всем заинтересованным пользователям зависят от того, насколько адекватно выбрана и грамотно используется модель учетного процесса на предприятии.
В современных условиях сущность моделирования учетных процессов заключается в адекватном выборе АСБУ, которая позволит эффективно автоматизировать учетный процесс на предприятии.
Специалисты, занимающиеся исследованиями в области автоматизированных информационных систем, такие как проф. Е.Л.Шуремов, проф. С.М.Бычкова, проф. В.И. Подольский, Г.В.Федорова, М.И.Семенов и др., выделяют различные подходы к классификации АСБУ, представленные в таблице 1.2.
Любая классификация позволяет сгруппировать программные средства АСБУ по некоторым признакам в определенные классы. В зависимости от поставленных целей в основу классификации могут быть положены различные признаки. Поэтому любая классификация носит достаточно условный характер.
Таблица 1.2. Классификация автоматизированных систем бухгалтерского учета
Авторы Классификационные признаки
Проф. Шуремов Е.Л.
Два подхода к классификации программного обеспечения бухгалтерского учета:
1. Применение развернутых (многофакторных) классификаций.
2. Применение интегральных классификаций.
Развернутая (многофакторная) классификация программных средств АСБУ выделяет множество разнообразных признаков:
степень охвата задач учета;
концепция построения информационной модели бухгалтерского учета;
способ построения программной системы;
возможность расширения состава базовых учетных функций;
порядок распространения и тиражирования;
программно-аппаратная платформа системы и др.
Интегральная классификация группирует программные средства АСБУ одновременно по некоторому набору признаков. Наиболее широко применяются две интегральные классификации АСБУ:
размер хозяйствующего субъекта;
применение нескольких критериев: функциональные возможности системы и сфера ее применения; принципы построения системы; особенности адаптации к условиям пользователя; особенности сопровождения и технической поддержки.
Проф. Бычкова С.М. Критерии группировки бухгалтерских программ:
по способам создания;
по размеру предприятия;
по способам реализации бухгалтерских функций;
по назначению.
Проф. Подольский В.И. Классификация программных продуктов:
по функциональным возможностям;
по принципам построения и использования;
по способам их привязки к экономической политике конкретных субъектов экономики.
Федорова Г.В. Классификационные признаки:
по масштабу производства предприятия;
по степени охвата функций бухгалтерии;
по уровню автоматизации всей системы управления предприятием;
по архитектуре технического обеспечения (локальные и сетевые системы);
по степени настройки системы (полностью, частично и минимально настраиваемые).
Семенов М.И. Классификация программного обеспечения:
по степени автоматизации (узкоспециализированные, специализированные, универсальные системы);
по форме собственности (бюджетные и коммерческие);
по размеру организации;
по наличию сервисных возможностей адаптации программы к изменяющемуся законодательству, структуре производства и др.
Следует отметить, что среди предложенной классификации проф. В.И.Подольский выделяет две принципиальные модели построения АСБУ: модульные системы и системы-конструкторы (трансформеры).
Модульные системы состоят из набора функционально независимых блоков-модулей, обладающих определенной степенью законченности и устойчивости к изменениям. Перспективой развития АСБУ он отмечает переход от учетных алгоритмов формирования экономической информации к модульному принципу ее систематизации. Для осуществления модульного принципа необходимо применение новейших информационных технологий, адаптация компьютерных программ к модели учетного процесса на предприятии, взаимодействие с западными системами бухгалтерского учета и финансовой отчетности, создание новых версий программ, реализующих дополнительные возможности финансового и управленческого учета.
Автор Е.В.Михеева в этой классификации выделяет еще две системы: системы учета международного уровня и международные системы.
Системы учета международного уровня позволяют организовать учет и проводить анализ в соответствии с международными стандартами учета (GAAP, IAS). Однако совместить отечественные методики с международными довольно сложно, поэтому такие системы позволяют формировать лишь наиболее распространенные формы внутрифирменной отчетности и проводить анализ хозяйственной деятельности по набору ограниченных показателей с использованием несложных методик. Интерфейс таких программ организован, как правило, на русском и английском языках.
Международные системы поставляются на отечественный рынок программных продуктов иностранными фирмами. Первой отличительной особенностью этих программ является наличие нескольких языков (от 10 до 15 языков), вторая особенность — модульность программ, что предполагает наращивание возможностей программы посредством новых модулей, приобретаемых за дополнительную плату.
По нашему мнению, эти системы могут участвовать в моделировании учетного процесса на российских предприятиях, но для некоторой категории предприятий, т.к. имеются существенные различия в методологии ведения бухгалтерского учета по международным и российским стандартам.
Признаком развернутой классификации АСБУ является концепция построения информационной модели учета.
Унифицированная модель учетных данных построена на унифицированной бухгалтерской информации, которая представлена в виде единого массива стандартных бухгалтерских записей с использованием простых или расширенных корреспонденций счетов.
Специализированные модели данных отдельных участков учета предполагают специализированное представление данных отдельных участков учета в соответствии с требованиями решаемых учетных задач. Эта модель используется в комплексных системах автоматизации учета и корпоративных информационных систем. Комплексная автоматизация процессов управления организацией предполагает интеграцию обработки данных бухгалтерского, оперативно-технического учета и других функциональных подсистем управления на основе единой базы данных. Использование единой базы данных для решения задач разных подсистем не позволяет всю учетную информацию вписать в шаблон корреспонденций счетов. Поэтому формирование информационной базы рассматривается с позиции разделения функций по участкам учета с выделением отдельных задач конкретных подсистем и наиболее полным отражением специфики их документооборота.
Вторым классификационным признаком развернутой классификации является степень охвата учетных функций, который характеризует состав учетных задач, решаемых системой (таблица 1.3).
Таблица 1.3. Характеристики программного обеспечения по степени охвата учетных функций
Название автоматизированной системы Характеристика автоматизированной системы Основные функциональные возможности
Системы автоматизации отдельных участков бухгалтерского учета Рассмотрены в классификации по комплексности выполняемых функций.
способность вводить и накапливать всю информацию о фактах хозяйственной жизни, которые отражают хозяйственную деятельность предприятия;
возможность рассчитывать итоги по счетам бухгалтерского учета (обороты, остатки) на любой момент времени при любом количестве введенных хозяйственных операций;
обрабатывать корреспонденции счетов с указанием конкретных аналитических объектов и формированием отчетов в разрезе аналитики;
вести количественный учет товарно-материальных ценностей;
вести учет в разрезе нескольких валют;
возможность настраивать План счетов, отчетные формы, шаблоны корреспонденций счетов, отчетность по произвольной форме в соответствии со спецификой деятельности конкретного предприятия (независимо от формы собственности и вида деятельности), а также в соответствии с возможными изменениями в законодательстве.
Системы частичной автоматизации бухгалтерского учета ориентированы в основном на реализацию сводного стоимостного учета на основе учетной записи и несложного аналитического учета;
позволяют организовать завершенную технологию автоматизированного ведения бухгалтерского учета от первичного документа до получения стандартной отчетности;
отсутствуют функции количественного учета не позволяющие полноценно автоматизировать целый ряд расчетов, требующих натуральных показателей.
Системы комплексной автоматизации бухгалтерского учета способны решать любые задачи по всем разделам бухгалтерского учета;
нуждаются в дополнительной настройке для решения учетных задач конкретного предприятия;
недостающие функции выполняются вручную или с помощью вспомогательных программных средств;
имеют достаточную функциональность для решения важнейших задач бухгалтерского учета в комплексе;
могут включать одну программу или набор программ, предназначенных для решения задач по основным разделам бухгалтерского учета.
Системы автоматизации бухгалтерского учета интегрированные с функциями оперативного учета обладают всеми возможностями предыдущей группы и являются ступенью к корпоративным информационным системам управления;
автоматизируют задачи оперативного управления помимо задач бухгалтерского учета.
Системы автоматизации бухгалтерского учета корпоративных информационных систем управления экономическим объектом в основе заложена технология комплексного управления бизнесом организации;
рассмотрены в классификации систем по комплексности выполняемых функций.
Таким образом, приведенная классификация по критерию охвата учетных функций предполагает не только изучение состава имеющихся модулей по интересующим разделам учета, но и анализ конкретного состава решаемых учетных задач.
Третьим классификационным признаком развернутой классификации является возможность расширения состава базовых функций системы, которая позволяет адаптировать систему автоматизации учета к условиям и специфике работы предприятия. В процессе эксплуатации система может расширять и изменять состав решаемых задач, т.е. алгоритмы расчета показателей, формы отчетности и первичных документов и т.п. Поэтому, приобретая программу, пользователь должен оценить возможности расширения её функциональности (таблица 1.4).
Таблица 1.4. Характеристики программного обеспечения по возможности расширения состава базовых функций системы
Название автоматизированной системы Характеристика автоматизированной системы
Системы с замкнутой функциональностью не имеют возможности внесения изменений в законодательстве, затрагивающих состав и правила формирования показателей отчетности, правила отражения фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета, печатные формы первичных документов и т.д. в конфигурацию программы пользователем, т.к. реализована определенная методология ведения компьютерного учета;
имеют наличие определенного состава форм ввода данных, алгоритмов обработки информации, номенклатуры, состава показателей и форм представления выходной информации;
изменение функциональности очень ограничено и может быть проведено только при непосредственном участии разработчика;
не могут быть настроены на отраслевую или внутрифирменную специфику;
представлены достаточно простыми программными средствами, ориентированными на небольшую часть типовых задач, либо системами, сделанными на заказ под конкретное предприятие.
Системы с ограниченно развиваемой функциональностью имеют возможность расширения и дополнения набора базовых функций некоторыми новыми возможностями без вмешательства разработчика программы;
имеют специальные средства, которые дают возможность определить иные правила контировки документов, создать собственные разновидности типовых операций, позволяющих автоматизировать процесс составления бухгалтерских записей в соответствии с потребностями данного предприятия;
могут быть настроены самим пользователем на изменения в правилах составления отчетности и на изменения в печатной форме первичных документов, кроме изменений в структуре базы данных, т.е. в реквизитной структуре экранных форм, а также расчетных алгоритмах, заложенных в программу.
Системы полностью реконфигурируемые предоставляют неограниченные возможности изменения функциональности;
позволяют спроектировать новые отчеты, новые типы документов, экранные формы для ввода в них информации, структуры данных для ее хранения, правила обработки этих данных, порядок составления корреспонденций счетов для новых типов документов;
позволяют перестроить (реконфигурировать) все встроенные в систему документы, формы ввода и хранения первичной информации;
обеспечивают возможность ввода, накопления и использования в расчетах, при формировании документов и отчетов любой вспомогательной информации.
В соответствии с этим классификационным признаком программные продукты, предназначенные для ведения бухгалтерского учета, могут быть использованы:
1. Как готовое решение.
2. Как готовое решение с внесением изменений и дополнений, не изменяющих типовую методологию учета предполагаемую комплектом поставки.
3. С перенастройкой изменяющей типовую методологию учета.
Как готовые решения могут использоваться только системы с замкнутой функциональностью, которые сразу после установки можно использовать для ведения учета. При этом для применения учетной политики предприятия в программе достаточно использовать простые средства параметрической настройки. Для малых предприятий, планирующих решение с помощью АСБУ только задач финансового учета и составления отчетности, применение готовых решений обычно является наиболее приемлемым вариантом.
Применение системы комплексной автоматизации бухгалтерского учета как готового решения предоставляет возможность ввода корреспонденций счетов, расчет остатков и оборотов счетов, а также формирование того или иного набора выходных форм, отражающих данные о движении средств на счетах. Однако реализация более специфичных задач, таких как расчет себестоимости списываемых материалов на производство, начисление амортизации основных средств, расчет курсовых разниц и т.д. программой не обеспечивается потому, что в системах автоматизации, как готового решения, не реализован соответствующий алгоритм. Следует отметить, что программные средства обеспечивают правильное выполнение учетной задачи только при соблюдении определенной методологии ведения компьютерного учета, т.е. чтобы наиболее полно использовать возможности готовых решений, необходимо строго соблюдать методические рекомендации разработчика программного продукта. При внедрении готовых программных средств в эксплуатацию часто требуется изменение принятой на предприятии методики ведения бухгалтерского учета.
Системы с ограниченно развиваемой функциональностью и полностью реконфигурируемые системы могут внедряться и использоваться во всех перечисленных вариантах. Системы автоматизации этого типа обычно поставляются с конкретным набором алгоритмов, реализованных в открытом для модификации пользователем слое прикладных решений. Прежде всего — это настройки типовых операций и правил контировки документов, а также определения порядка формирования выходных форм. Программа (программный комплекс) в совокупности с этой системой настроек может рассматриваться как готовое решение.
Многие программные продукты могут быть дополнены недостающими функциями пользователем, специалистами по внедрению или разработчиком. Поэтому пользователю сначала нужно определиться с классом системы, выделенным по степени охвата учетных функций, затем выяснить конкретный набор решаемых учетных задач и далее при отсутствии решения необходимых задач изучить возможности расширения функциональности выбранной системы.
Четвертый классификационный признак по архитектуре технического обеспечения подразделяет АСБУ на локальные АРМ и информационные системы с сетевой архитектурой обработки данных.
Локальные АРМ позволяют решать отдельные учетные задачи наряду с другими автоматизированными информационными системами. Существуют программные продукты, предназначенные только для автоматизации расчетов с персоналом по оплате труда или складского учета, которые позволяют эффективно решать задачи этих ответственных и сложных участков учета.
Информационные системы с сетевой архитектурой обработки информации создают информационное пространство учетной системы предприятия, благодаря которому обеспечивается оперативность обработки учетных данных. Основная концепция сетевой обработки данных заключается в способности организовать доступ к учетным данным в реальном масштабе времени, т.е. любой введенный в базу данных системы документ может быть оперативно доступен для обработки. Этот подход реализован в системах Abacus professional (фирма «Омега»), «Парус» (фирма «Парус») и др.
Между рассмотренными признаками, определяющими различия построения систем, можно отметить следующие взаимосвязи:
1. Связь между информационной моделью учета и способом организации программной системы.
Унифицированное представление учетных данных подразумевает значительную общность основных принципов их обработки, которые, различаются деталями интерпретации учетной информации и отражаются как отклонения и дополнения в общей модели функционирования системы. Специализированное по участкам учета представление информации подразумевает специфические принципы организации обрабатывающих ее программных подсистем.
2. Связь способа представления учетной информации и возможности расширения базовой функциональности.
В случае использования унифицированной модели представления данных для решения задач различных участков учета должны быть сформулированы некоторые правила интерпретации и обработки данных, отражающие специфику задач. Это позволяет гибко настраивать систему, дополняя её новыми задачами. Очень многие системы автоматизации, построенные на основе унифицированной модели учетных данных, являются полностью реконфигурируемыми.
Обобщим соответствие основных классификационных признаков классам программных средств АСБУ с целью последующей их оценки и выбора пользователями в таблице 1.5.
Таблица 1.5. Соответствие основных классификационных признаков классам программных средств АСБУ
Классификационная группа Степень охвата учетных функций Концепция построения информационной модели Масштаб предприятия
Возможность расширения базовых функций системы
1 2 3 4 5
Мини-бухгалтерия ЧА У МП ОФР
Интегрированная система бухгалтерского учета КА У МП+СП ОФР
Инструментальная система (бухгалтерский конструктор) КА У МП +СП ПР
Бухгалтерский комплекс КА С СП+КП+МОП ОФР, ЗФ
Бухгалтерский комплекс корпоративной информационной системы управления предприятием БУ-КИС С СП+КП+МОП ОФР
Индивидуальные (заказные) системы ОР, ЧА, КА, КА+ОУ,
БУ-КИС У, С КП ОФР, ЗФ
Отдельные участки учета ОР С КП ОФР, ЗФ
Примечание: ОР — системы автоматизации отдельных разделов бухгалтерского учета; ЧА — системы частичной автоматизации бухгалтерского учета, КА – системы комплексной автоматизации бухгалтерского учета, КА+ОУ — системы автоматизации бухгалтерского учета, интегрированные с функциями оперативного учета; БУ-КИС — системы автоматизации бухгалтерского учета корпоративных информационных систем управления хозяйственным субъектом. Концепция построения информационной модели: У — системы с универсальной моделью учетных данных; С — системы со специализированными моделями учетных данных. Масштаб предприятия – МП – малое предприятие, СП – среднее предприятие, КП – крупное предприятие, МОП – многоотраслевые предприятия. Возможность расширения базовых функций системы: ЗФ — системы с замкнутой функциональностью; ОРФ — системы с ограниченно развиваемой функциональностью; ПР — системы полностью реконфигурируемые.
По нашему мнению, рассмотренная классификация и представленная таблица соответствия основных классификационных признаков АСБУ позволяют провести их сравнительный анализ и на базе сформулированных критериев выбрать программу адекватную для ведения учетного процесса на конкретном предприятии.
Следует отметить, что технология обработки учетной информации в АСБУ и модель организации учетного процесса представляют автоматизированную форму бухгалтерского учета.
По результатам первой главы следует отметить, что автоматизация элементов метода бухгалтерского учета значительно совершенствует методику ведения бухгалтерского учета, обеспечивая следующие преимущества:
1) при внедрении системы автоматизированного документирования, в рамках которой первичный документ создается на машинном носителе (а в случае необходимости его копия создается и на бумажном носителе), появляется возможность одновременно с разработкой документа формировать бухгалтерские проводки и обрабатывать документ (проводить таксировку, рассчитывать суммы, в т.ч. налогов), что значительно сокращает учетный процесс и позволяет своевременно создавать необходимые отчеты за любой промежуток времени;
2) автоматизируется процесс формирования фактической стоимости активов организации;
3) повышается аналитичность расчетов за счет возможности добавления к отдельным бухгалтерским счетам дополнительных признаков аналитики, в результате чего на этих счетах, кроме учетных данных, могут отражаться плановые или нормативные показатели;
4) автоматизируется расчет стоимости материально-производственных запасов при отпуске в производство или ином выбытии;
5) появляется возможность формирования отчетов в денежных и натуральных показателях;
6) ускоряется процесс калькулирования за счет увеличения скорости выполнения арифметических расчетов, повышается аналитичность информации калькуляционных листов благодаря одновременному привлечению большого круга статей;
7) быстрее происходит процесс формирования бухгалтерской отчетности, а также повышается её достоверность и аналитичность. Баланс, в случае необходимости, можно формировать еженедельно, ежедневно;
8) появляется возможность ведения учета по международным стандартам и по российскому законодательству;
9) возможно расширение перечня компьютерных форм учетных документов, а также внутренней и внешней отчетности;
10) значительно сокращается время на поиск возможных ошибок посредством детализации итоговых сумм.
На рынке информационных технологий ведущие позиции традиционно занимают те бухгалтерские программы, которые удовлетворяют требованиям пользователей относительно формирования различных видов бухгалтерской отчетности и автоматической проверки составленных отчетов.
Похожие рефераты:
|
Дипломные работы 
