При построении системы управления денежными потоками важно оптимизировать соответствующие бизнес-процессы, для чего необходимо определить:
- состав ЦФО, по которым формируются и контролируются бюджеты денежных средств;
- участников процесса, то есть сотрудников компании, выступающих в роли инициаторов платежей, контролеров выполнения внутренних регламентов, акцептантов;
- обязанности и полномочия каждого участника бизнес-процесса, в частности по определению платежных лимитов, и ответственных за принятие решений по тем или иным платежам;
- временной график прохождения платежей, в частности установить сроки и последовательность прохождения заявок на оплату.
В дальнейшем это позволит сократить трудозатраты топ-менеджеров компании (генерального и финансового директоров) на контроль расходования средств. Если ранее им приходилось просматривать и подписывать каждую заявку на оплату, то теперь, когда суммы расходов утверждены в бюджетах, а порядок согласования платежей формализован, контроль за денежными потоками можно возложить на финансового менеджера. Соответственно финансовый (генеральный) директор будет согласовывать только ограниченное количество платежей, как правило сверхлимитных, крупных или нерегулярных. Например, сумму платежа за аренду офиса достаточно согласовать один раз при утверждении бюджета, оставив контроль самой процедуры проплаты и соответствия сумм бюджету за финансовым менеджером.
Оптимизированные бизнес-процессы управления денежными потоками закрепляются в регламентных документах, например в "Порядке прохождения платежей в компании". Эти документы утверждаются внутренним приказом и являются обязательными к исполнению всеми подразделениями компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, обязательно будет содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, ответственных за согласование, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий.
Для наглядности удобно систематизировать эту информацию в табличном или графическом виде (см. табл. 20).
Таблица 20
График прохождения платежей
Операция Комментарий Рабочие (банковские) дни
1 2 3 4 5
Формирование инициатором платежа заявки в электронной платежной системе. Акцепт заявки руководителем ЦФО Акцептованная руководителем ЦФО заявка автоматически поступает финансовому менеджеру До 16 часов 1
Акцепт заявки финансовым менеджером До 18 часов
Акцепт заявки финансовым директором (для заявок, требующих акцепта финансовым директором) До 10 часов
Акцепт заявки генеральным директором (для заявок, требующих акцепта генеральным директором) До 11 часов
Регистрация финансовым менеджером состояния заявок в электронной платежной системе До 12 часов
Выдача по заявкам наличных денежных средств Заявка, по которой денежные средства не были получены в течение трех дней, аннулируется С 11 часов В течение дня В течение дня
Осуществление безналичных оплат по заявкам с приоритетом "1" В случае целесообразности и наличия свободных денежных средств заявка может быть оплачена в более ранние сроки До 14 часов
Осуществление безналичных оплат по заявкам с приоритетом "2" До 14 часов
Осуществление безналичных оплат по заявкам с приоритетом "3" Дата оплаты определяется финансовым директором До 14 часов
1 Гарантированный срок выполнения операции.
Необходимо отметить, что хорошо проработанный регламент должен предотвращать сбои в управлении платежной системой, быть прозрачным и однозначно трактовать действия того или иного сотрудника. Однако это не всегда можно проверить, пока регламент не запущен в работу. Поэтому нормальной является практика, когда регламент корректируется в процессе использования и заново утверждается вместе с изменениями.
Каждой статье расходования денежных средств присваивается один из следующих платежных приоритетов:
- приоритет первой очереди - платежи, задержка по которым может вызвать серьезные негативные последствия для компании, например штрафные санкции или ухудшение деловой репутации. К таким платежам относятся оплата налогов и погашение кредитов. Оплачиваются финансовой службой строго в соответствии со сроком платежа, указанным в заявке;
- приоритет второй очереди - платежи, по которым допустима задержка оплаты на срок до трех банковских дней без серьезных негативных последствий для компании (выплата заработной платы, оплата основным поставщикам);
- приоритет третьей очереди - платежи, по которым допустим перенос сроков оплаты более чем на три банковских дня. При невыполнении плана поступлений по выручке финансовая служба имеет право инициировать сокращение таких статей в бюджете или отмену таких платежей. Если финансовая служба изменила сроки платежа, указанные его инициатором в заявке на оплату, то она обязательно извещает инициатора об этом.
На практике нередко возникает ситуация, когда план поступлений не выполняется, а план расходования денежных средств исполняется в полном объеме, соответственно общая сумма заявок на оплату превышает реальное поступление денежных средств. Чтобы избежать кассовых разрывов, целесообразно ранжировать все платежи по степени их приоритетности или значимости. Статьи с наиболее высоким приоритетом оплачиваются в обязательном порядке, статьи с пониженным приоритетом - при выполнении дополнительных условий. Например, заявки на оплату задолженности перед основными поставщиками продукции, налогов и др. оплачиваются в первую очередь, тогда как расходы на обучение, модернизацию оргтехники финансируются при выполнении плана продаж не менее чем на 90%.
Формирование платежного календаря. Основная цель платежного календаря - формирование графика денежных потоков на ближайший период (от нескольких рабочих дней до одного месяца) таким образом, чтобы гарантировать оплату всех необходимых платежей, минимизировать излишки денежных средств на счетах и избежать кассовых разрывов.
Платежный календарь может иметь разное представление в зависимости от специфики бизнеса и предпочтений соответствующих сотрудников. Однако он обязательно должен содержать данные о поступлениях и выбытиях, а также о плановых остатках денежных средств обычно с разбивкой по дням и их источникам (см. табл. 21).
При формировании платежного календаря на месяц потребуется смоделировать распределение запланированных денежных потоков по неделям и дням (см. табл. 22). Понимание распределения расходов во времени поможет выявить наиболее рисковые с точки зрения возникновения кассовых разрывов моменты и провести мероприятия по перераспределению бремени платежей, например разнести на разные недели выплату заработной платы и перечисление в бюджет налогов, вовремя воспользоваться кредитом.
Таблица 21
Пример платежного календаря, тыс. у.е.
Статья Дата/план-факт Итого за месяц Прогноз отклонений от бюджета
1 июня 2 июня 4 июня 5 июня 6 июня 9 июня : 30 июня
факт факт факт план план план : план
Текущая деятельность
Поступления от клиентов 120 100 90 100 100 100 100 918 -82
Прочие поступления 28 78 -2
Итого поступления 148 100 90 100 100 100 100 996 -84
Оплата основным поставщикам -50 -90 -100 -150 -500 -50
Заработная плата -98 -98 2
Премии -30 0
НДС -40 0
Налог на прибыль
-20 0
Расходы на рекламу -10 -5 -15 0
Аренда -20 -20 -20
Хозрасходы -9 -10 -10 -29 1
...
Итого выбытия -98 -9 -50 -10 -90 -110 ... -185 -752 -67
Сальдо по текущей деятельности 50 91 40 90 10 -10 ... -85 304 -246
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Сальдо на конец периода 6 2 2 2 22 22 22 22 12
Таблица 22
Пример распределения платежей, тыс. у.е.
Статья Способ распределения Итого за месяц Неделя/кол-во рабочих дней
1/5 2/4 3/5 4/6
Поступления от клиента Пропорционально количеству рабочих дней 1000 250 200 250 300
Налоги с ФОТ 2-я неделя; до 15-го календарного дня месяца -6 -6
НДС 3-я неделя; до 20-го календарного дня месяца -30 -30
Аренда офиса 4-я неделя; до конца месяца -8 -8
Реклама, оплата за выставку 2-я неделя; до 10-го календарного дня месяца -10 -10
Реклама, оплата буклетов 4-я неделя (в соответствии с договором) -4 -4
Оплата основным поставщикам В соответствии с графиком закупок и договором (50% - предоплата за 2 недели до поставки, 50% - в течение трех дней с даты поставки) -800 -200 -150 -200 -250
Хозяйственные расходы Еженедельно равными долями -2 -0,5 -0,5 -0,5 -0,5
Заработная плата 1-я неделя; 2-й рабочий день месяца -20 -20
Непредвиденные расходы Еженедельно равными долями -2 -0,5 -0,5 -0,5 -0,5
Платежный календарь составляется на основании заявок на оплату, поданных и утвержденных в соответствии с регламентом прохождения платежей в компании. Все заявки регистрируются в реестре, в котором отражается необходимая информация о ходе согласования и оплате каждой из них (см. табл. 4).
Реестр может содержать и другую аналитическую информацию, необходимую для оперативного управления платежами, например название центра финансовой ответственности, к которому относится заявленный платеж, валюту платежа и соответствующий курс к валюте бюджетирования, название юридического лица, от имени которого будет осуществляться платеж, доступный лимит по статье платежа.
Автоматизация бизнес-процессов финансового управления. Для поддержки оперативного управления денежными потоками потребуется автоматизация соответствующих бизнес-процессов. Выбранное программное обеспечение должно позволять:
создавать электронные учетные документы платежной системы (например, заявки на оплату);
формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, бюджетов движения денежных средств, к примеру платежного календаря;
реализовать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.). Например, заявки, неакцептованные начальником соответствующего ЦФО, и заявки на оплату не видны для других участников бизнес-процесса, но как только заявка акцептована, она автоматически направляется на рассмотрение финансовому менеджеру;
разграничить права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании. К примеру, начальник ЦФО видит в системе только заявки по своему бизнес-направлению.
До сих пор достаточно много предприятий используют для автоматизации бизнес-процессов управления денежными потоками Excel и прочие непрофильные программы, однако такой способ имеет ряд существенных недостатков: низкая оперативность в отражении информации и формировании отчетности, незащищенность от сбоев, проблема двойного ввода данных. В настоящее время все больше компаний склоняется к выбору специализированного программного обеспечения, например, достаточно популярными являются решения на базе программ семейства "1С".
Внедрение системы управления денежными потоками. В заключение хочется подчеркнуть, что когда бизнес-процессы финансового управления определены и оптимизированы, а соответствующие регламенты разработаны и утверждены, начинается самое сложное - их внедрение в ежедневную практику работы компании. Перенос правильной платежной системы с бумаги на практику является наиболее трудоемким. В частности, сложно бывает искоренить внеплановые платежи, например платежи, которые являются типичными и предсказуемыми, но по каким-то причинам не запланированы, а также платежи, инициированные с нарушением внутренних правил.
Практика показывает, что если в компании более 5% платежей является внеплановыми или идут в нарушение внутреннего порядка осуществления платежей, то, скорее всего, это свидетельствует о неотлаженности внутренних бизнес-процессов управления денежными потоками, некорректных внутренних регламентах осуществления платежей либо проблемах с финансовой дисциплиной.
Похожие рефераты:
|
Дипломные работы 
