Регистрация документов - одна из важнейших операций в информационно-документационном обеспечении управления. По своему определению регистрация - это подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записи основных данных о документе, что позволяет создать базу данных обо всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы .
Изначально появилась журнальная регистрация, сохранившаяся по сегодняшний день для отдельных специальных категорий документов, например журналы регистрации трудовых книжек. Потом, в конце XIX века, появились карточные системы регистрации, упростившие поиск документов. С 1990-х гг., с внедрением компьютерной техники в офисе, все шире стали получать распространение автоматизированные системы регистрации документов, в дальнейшем развившиеся в полноценные системы автоматизации делопроизводства (СЭД) и имеющие ряд преимуществ:
- быстрый поиск документов по любым поисковым признакам (полям регистрационной карточки, ключевым словам), а при полнотекстовой системе электронного делопроизводства - и по текстам документов;
- смешанная централизованно-децентрализованная система регистрации, позволяющая регистрировать документы как в службе ДОУ, так и децентрализовано в подразделениях, отделах, департаментах, с внесением сведений о документах в единую базу данных (БД);
- автоматическое и с использованием справочников заполнение многих полей карточки, ускоряющее заполнение и снижающее вероятность опечаток при заполнении карточки на документы;
- возможность прямого доступа к сведениям о документах и самим документам организации с любого рабочего места, в том числе удаленного (филиалы, сотрудники в командировках и т.п.);
- гибкая настройка прав доступа к сведениям о документах и самим документам сотрудников.
Все это в сочетании с быстрым ростом доли документов, существующих в электронной форме, приводит к активному распространению и электронных систем регистрации документов, чаще всего в составе комплексных систем электронного делопроизводства (СЭД).
Одним из важнейших результатов внедрения автоматизированных систем (СЭД) является кардинальное улучшение информационного обеспечения работы управленческого персонала. Если любой сотрудник, прежде чем готовить новый документ, в любой момент может непосредственно на своем рабочем месте, сделав всего несколько щелчков мыши, получить информацию о ранее созданных, поступивших документах по данному вопросу, как находящихся в текущем делопроизводстве, так и за прошлые годы, это сразу существенно поднимает качество подготовки управленческих документов. Кроме того, такая система позволяет избежать параллелизма в работе подразделений, исключить подготовку подразделениями (департаментами, отделами) не согласованных, зачастую противоречащих друг другу документов.
В ходе регистрации в регистрационную форму (карточку) заносятся следующие сведения о поступившем документе:
- дата получения;
- регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
- дата документа;
- регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;
- автор (корреспондент) - то есть чей это документ;
- заголовок (о чем документ, то есть краткое содержание документа);
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, подпись автора резолюции, дата);
- срок исполнения;
- исполнитель (кто с ним работает);
- ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен);
- N дела (куда документ помещен после исполнения).
В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти состав реквизитов регистрации в зависимости от характера документов и задач использования информации предлагается дополнять такими реквизитами:
- гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
- внутренняя переадресация документов по исполнителям;
- код по тематическому классификатору;
- ключевые слова;
- количество листов документа;
- наличие приложений;
- должностное лицо, поставившее документ на контроль;
- промежуточные сроки исполнения;
- перенос сроков исполнения;
- срок хранения документа;
- статус документа (проект, версия);
- вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
Вместо поля "Ключевые слова" в системе электронного делопроизводства (СЭД) может использоваться заложенный в систему рубрикатор.
Вместо указания отдельно поля "срок хранения" может использоваться поле "номер дела по номенклатуре". В этом поле проставляется номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ или к которому относится электронный документ. Так как номенклатура дел содержит сроки хранения, то тем самым предварительно устанавливаются сроки хранения регистрируемых документов.
Также в СЭД обычно используется поле "Связанные документы". В этом поле устанавливается взаимосвязь между карточками документов - входящий в ответ на исходящий и т.п. Связь может быть установлена между целым рядом документов - например, входящее письмо, подготовленная на его основе докладная записка, приказ, план, отчет и т.п. Все эти документы по одному вопросу могут быть связаны между собой. При этом сами бумажные документы могут храниться в различных подразделениях, например планы и отчеты - в плановом отделе, приказы - в секретариате и т.п., а СЭД позволяет, найдя карточку одного документа, быстро найти и все карточки связанных документов, а если используется полнотекстовая СЭД с прикрепленными к карточке документами, то и оперативно ознакомиться и с самими документами.
Однако внедрение современных технологий в то же время влечет за собой и определенные изменения в технологиях работы с документами, сложившихся в традиционном делопроизводстве.
Необходимо отметить, что сроки хранения, устанавливаемые нормативными документами, являются минимальными, то есть меньше хранить нельзя, но организация с учетом своих потребностей может хранить документы и дальше в течение любого необходимого ей срока. Этот вопрос становится особенно актуальным именно при переходе к хранению документов в электронной форме, так как возможности по хранению и оперативному поиску документов в электронной форме значительно превышают возможности хранения бумажных документов, а значит, документы в электронной форме могут использоваться для информационно-справочной работы в течение значительно большего периода времени.
Хотелось бы также обратить внимание на следующее.
Традиционно при регистрации каждому документу присваивается регистрационный номер. В бумажных системах регистрации сотрудник, регистрирующий документы, при регистрации смотрит на регистрационный номер последнего документа и присваивает поступившему документу следующий порядковый номер, который вносится в карточку документа и проставляется от руки или нумератором на поступившем документе. В автоматизированной системе, настроенной на совместимость и преемственность с традиционными делопроизводственными технологиями, тот же номер присваивается компьютером и затем переносится на поступивший документ: от руки, надпечатывается на принтере или печатается на специальной этикетке вместе со штрихкодом и затем наклеивается на поступивший документ.
Принцип присвоения регистрационного номера для исходящего или внутреннего документа такой же, только к валовому номеру исходящего документа могут добавляться дополнительные буквенно-цифровые индексы, облегчающие в дальнейшем нахождение нужного документа по его номеру: индекс структурного подразделения, подготовившего документ, номер дела по номенклатуре, индекс вида документа и т.п.
Вся нумерация ведется в течение года, и в каждом году начинается опять с номера 1. Таким образом, один и тот же номер документа может повторяться несколько раз в течение года. Например, номер 131 может иметь входящий документ, исходящий документ, приказ, счет и т.п. Кроме того, эти номера повторяются каждый год, так что, зная номер документа, нам обязательно надо знать и его дату, а также и другие поисковые данные.
При такой системе для нахождения документа нам необходим набор поисковых признаков, однозначно описывающий документ в системе. В регистрационной системе внутри организации это вид документа, его дата и номер. Это кажется совершенно естественным и при поиске документа, если нам надо его найти, мы говорим: нам нужно входящее письмо от 17 сентября 2007 г. N 17165, или приказ N 167 от 11 июля 2007 г., или счет N 19327 от 15 августа 2007 г. и т.п.
Понятно, что далеко не всегда пользователи знают полностью поисковые реквизиты. Чаще всего пользователи помнят автора документа и приблизительно период, когда документ был создан или получен, либо тему документа. Именно поэтому в указываемых поисковых признаках обязательно присутствует определенная избыточность, что позволяет найти документ, даже если какой-то поисковый признак указан неверно или упущен. Наличие в карточке большого набора поисковых признаков позволяет искать документы и по обобщенным запросам. Например, пользователь знает, что ему нужно письмо из конкретной организации, поступившее в июне - июле, а может, и в августе прошлого года. Указав в поисковой карточке название организации и хронологические рамки, мы получаем полный список документов, поступивших из данной организации в заданный период, и уже в этом списке пользователь легко может найти нужный документ. Поиск может вестись по любому набору поисковых признаков, что существенно расширяет поисковые возможности. Но все-таки основными реквизитами, на которые делается ссылка в документах для однозначной идентификации, являются вид документа, его регистрационный номер и дата, а в полной ссылке добавляется еще и название организации - автора документа и заголовок. Например: Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. N 536 "О...".
Хотелось бы отметить, что при организации баз данных, в том числе и по документам, каждой карточке присваивается уникальный идентификационный номер, который не повторяется во всей базе данных. Именно наличие такого номера позволяет программам работать с записями о документах в системе. Этот номер однозначно идентифицирует документ, вне зависимости от его вида, даты, автора и т.п. Он является именно уникальным идентификатором документа. Фактически, зная этот номер, нам не нужны какие-то другие данные, так как, введя этот номер в автоматизированную систему (СЭД), мы сразу получим на экран карточку данного документа, а если система полнотекстовая - то и сам документ.
В ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" предусмотрен реквизит 30 "идентификатор электронной копии документа". Однако в разд. 3 ГОСТ "Требования к оформлению реквизитов документов" в п. 3.30 указано, что "идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации".
Аналогичное описание данного реквизита, основанное на ГОСТ Р 6.30-2003, дано и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , где в п. 2.6.27 указано:
"Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в федеральном органе исполнительной власти".
На наш взгляд, указание в данном поле уникального номера документа было бы более целесообразно с нескольких точек зрения.
Во-первых, сегодня мы наконец приходим к использованию электронно-цифровой подписи не только в сфере бухгалтерских документов (системы "Клиент - банк", сдача налоговой и другой отчетности и т.п.), но и в сфере текущего делопроизводства. А использование электронно-цифровой подписи требует, чтобы файл документа после подписания ЭЦП оставался неизменным. Поэтому применение в документе автоматически обновляемых полей, таких как дата печати документа, место нахождения файла документа в файловой системе, имя файла и т.п., является недопустимым, так как автоматическое обновление поля изменит файл документа и тем самым сделает ЭЦП недействительной.
Кроме того, указание имени и места нахождения файла (пути к файлу) имеет смысл только при хранении документа на уровне файловой системы. По мере перехода к использованию полнотекстовых автоматизированных систем делопроизводства (СЭД), в которых документы хранятся внутри системы и доступ к ним осуществляется средствами самой СЭД, указать имя файла уже невозможно.
Также теряет смысл указание в реквизите даты файла (создания и последней модификации). Делопроизводственная дата документа предусмотрена реквизитом 11 (ГОСТ Р 6.30-2003) и является обязательным реквизитом любого документа. Дата создания файла документа и дата его последней модификации имеет смысл в текущем делопроизводстве на стадии работы с проектом документа для отслеживания его версий. Но эта задача также гораздо более эффективно решается на уровне СЭД, так как большинство СЭД поддерживает прикрепление нескольких версий документа к одной карточке и позволяет легко проследить весь ход работы над документом.
Таким образом, представляется целесообразным использование в регистрационной карточке на документ с последующим переносом на все регистрируемые документы поля "уникальный идентификатор документа в системе", являющийся уникальным номером, однозначно идентифицирующим документ в рамках организации и позволяющий легко найти документ.
Уточним, что в составе ОКУД сегодня имеется девять унифицированных систем документации:
унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);
унифицированная система первичной учетной документации (УСПУД);
унифицированная система банковской документации (УСБД);
унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (УСФУОБД);
унифицированная система отчетно-статистической документации (УСОСД);
унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий (УСУОБД);
унифицированная система документации по труду (УСДТ);
унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ (УСДПФР);
унифицированная система внешнеторговой документации (УСВД).
Собственно управленческую документацию предприятия образуют, таким образом, документы, отнесенные к УСОРД, т.е. документы, общее функциональное назначение которых состоит в организации и распоряжении деятельностью предприятия. В свою очередь, в состав УСОРД входит 13 групп управленческой документации.
Основные группы управленческой документации в составе УСОРД:
1. Документация по созданию предприятия (организации, учреждения).
2. Документация по реорганизации предприятия (организации, учреждения).
3. Документация по ликвидации предприятия (организации, учреждения).
4. Документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий (организаций, учреждений).
5. Документация по распорядительной деятельности предприятия (организации, учреждения).
6. Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия (организации, учреждения).
7. Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия (организации, учреждения).
8. Документация по приему на работу.
9. Документация по переводу на другую работу.
10. Документация по увольнению.
11. Документация по оформлению отпусков.
12. Документация по оформлению поощрений.
13. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий.
Рассмотрим далее функциональное назначение каждой из перечисленных выше групп документации основных видов управленческих документов, образующих соответствующие группы документации.
Документация по созданию предприятия (организации, учреждения) предназначена для документирования факта его учреждения (формирования) в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством (Федеральный закон от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей"). Примерный состав документации по созданию предприятия представлен на рис. 1.3.
Функциональное назначение документации по реорганизации предприятия (организации, учреждения) заключается в документировании факта его реорганизации в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством .
┌──────────────────────────────────────────┐
│ Документация по созданию предприятия │
│ (организации, учреждения) │
└────┬───────────────┬───────────────────┬─┘
┌────────────────┴─────────┐ │ ┌──────────────┴──────────────────┐
│ Заявительные │ │ │ Организационно-распорядительные │
│ документы │ │ │ документы │
└────────────────┬─────────┘ │ └──────────────┬──────────────────┘
┌────────────────┴─────────┐ │ ┌──────────────┴──────────────────┐
│ Заявление на │ │ │ Устав (положение, учредительный │
│ государственную │ │ │ договор) │
│ регистрацию │ │ │ │
└────────────────┬─────────┘ │ └──────────────┬──────────────────┘
┌────────────────┴─────────┐ │ ┌──────────────┴──────────────────┐
│ Заявление об │ │ │ Свидетельство о государственной │
│ открытии расчетного │ │ │ регистрации │
│ счета │ │ │ │
└────────────────┬─────────┘ │ └──────────────┬──────────────────┘
┌────────────────┴─────────┐ │ ┌──────────────┴──────────────────┐
│ Письмо об изготовлении │ │ │ Приказ о создании │
│ печати (штампа) │ │ │ предприятия │
└──────────────────────────┘ │ └─────────────────────────────────┘
│
┌─────────┴──────────────┐
│ Документы │
│ протокольных │
│ мероприятий │
└┬────────────────────┬──┘
│ │
┌───────────────────────┴───┐ ┌─────┴───────────────────┐
│ Протокол собрания │ │ Протокол собрания │
│ (конференции) трудового │ │ членов кооператива │
│ коллектива предприятия │ │ об утверждении Устава │
└───────────────────────────┘ └─────────────────────────┘
Рис. 1.3. Состав документации по созданию предприятия
Похожие рефераты:
|
Дипломные работы 
