|
| |
Учет материалов на предприятии и их
документальное оформле-ние
|
|
Учет материалов и других материальных ценностей занимает одно из особых мест бухгалтерского учета организации. В структуру организации бухгалтерского учета включается целый раздел по учету материально-технической базы и оснащенности организации, называемый логистикой.
Учет поступления материалов. На поступающие материалы орга¬низация, как правило, получает от поставщика (грузоотправите¬ля) расчетные и сопроводительные документы. В соответствии с графиком документообо-рота необходимо:
• зарегистрировать документы в журнале учета поступающих гру¬зов;
• проверить соответствие данных документов договорам по ас¬сортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки;
• проверить правильность информации в расчетных документах;
• акцептовать (оплатить) расчетные документы полностью или частич-но или мотивированно отказаться от акцепта (от опла¬ты);
• определить фактические размеры ответственности в случае на¬рушения условий договора;
• передать своевременно документы в подразделения организа¬ции для последующей обработки.
Для получения материалов со склада поставщика или от транс¬портной организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность (Приложение 1) на их получение. Приемка материалов от ор-ганизаций транспорта по количеству и качеству осуществляется по дейст-вующим в названных организациях пра¬вилам с учетом условий договоров купли-продажи и перевозки груза.
Сопроводительные документы на поступившие покупателю грузы пе-редаются соответствующему подразделению организации (отделу матери-ально-технического снабжения, складу) для при¬емки и оприходования мате-риалов. На складе проверяется соот¬ветствие качества, ассортимента и коли-чества материалов данным расчетных и сопроводительных документов по-ставщика. Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанав¬ливаются специальными нормативными документами [27].
При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих мате-риалов осуществляется на основе товарно-транспортной на¬кладной (Прило-жение 2), получаемой от грузоотправителя. Некоторые материалы, перечень которых устанавливается рас¬порядительным документом организации, могут направляться непосредственно в подразделения, минуя склад. Например, на стройках строительные материалы, конструкции и детали, как правило, заво-зятся непосредственно на объекты строительства. Такие материалы отража-ются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение, орга-низации, в приходных и рас¬ходных документах склада и приходных доку-ментах подразделе¬ния организации делается отметка о том, что материалы получе¬ны от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад (транзитом) [15].
Если поставка соответствует условиям договора, материально ответст-венным лицом на складе выписывается приходный ордер (Приложение 3) либо в сопроводительных документах поставщи¬ка проставляется штамп, в оттиске которого содержатся обязатель¬ные реквизиты приходного ордера. При поступлении материалов, приобретенных подотчетными лицами за на-личный расчет в роз¬ничной торговле либо у физических лиц на рынках, ос-нованием для оформления приходного ордера являются товарный чек мага-зина, квитанция приходного кассового ордера, акт (справка) о покупке на рынке или у населения.
Если при приемке материалов от поставщиков установлено рас¬хождение с данными сопроводительных документов либо услови¬ями догово-ров (недостача, излишки, пересортица, вмятины, по¬ломка, бой), а также в случае неотфактурованной поставки, спе¬циальной комиссией с участием представителя поставщика или независимой организации составляется акт о приемке материалов (Приложение 4) в двух экземплярах. При этом приход-ный ордер не выписывается, приемный акт является одновременно приход¬ным документом и основанием для предъявления претензий и исков к по-ставщику или транспортной организации, уточнения расчетов с поставщиком [27].
Материалы, поступившие на склад в порядке внутреннего пе¬ремещения из подразделений организации в случаях возврата ре¬сурсов, сда-чи отходов, брака, материалов, полученных от ликви¬дации (разборки) основ-ных средств, оформляются требованием-накладной (Приложение 5), актом об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демон-таже зданий и сооружений (Приложение 6).
Материалы, поступающие на ответственное хранение, записы¬ваются заведующим складом (кладовщиком) в специальную кни¬гу (карточку), хра-нятся они на складе обособленно и не могут расходоваться, за исключением случаев, когда материальные ценности относятся к бесхозяйным вещам и яв-ляются скоропор¬тящимися либо расходы по их хранению несоизмеримо ве-лики. Организация может использовать такие материалы в производ¬ственных либо иных целях или продать. Выручка от продажи ма¬териалов или их ры-ночная стоимость при использовании матери¬алов в организации, уменьшен-ная на величину расходов по их хранению, продаже и других затрат, подле-жит возврату собствен¬нику материалов.
Количественный учет наличия и движения материальных цен¬ностей на складах материально ответственное лицо ведет в кар¬точках учета (Приложе-ние 17). Выдаются они заведующему скла¬дом под расписку на основании реестра, в котором указываются регистрационные номера карточек и их ко-личество.
Если материал поступает в одной единице измерения (напри¬мер, по ве-су), а отпускается со склада в другой (например, поштуч¬но), то оприходова-ние и отпуск его отражаются в первичных до¬кументах, на складских карточ-ках и соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения, либо осуществляется перевод материала в другую еди-ницу изме¬рения с составлением акта представителями отдела снабжения, бухгалтерской службы, заведующим склада, специалистами дру¬гих отделов.
Материалы могут отпускаться с цен¬тральных складов организации на склады подразделений, а при от¬сутствии последних — непосредственно в подразделения органи¬зации (обычно на склады и в кладовые). Отпуск мате-риалов со складов, в том числе и другим организациям (на сторону), дол¬жен осуществляться только материально ответственным лицом, списки и образцы подписей которых сообщаются кладовщикам. Для обеспечения сохранности материалов организацией устанав¬ливаются порядок их вывоза и выноса с территории; оформления пропусков, способы выполнения необходимого при выбытии ма¬териальных ценностей контроля.
Порядок отпуска материалов со складов и кладовых подразде¬лений ус-танавливает руководитель подразделения по согласованию с главным бух-галтером организации. Из цеховых складов и кла¬довых материалы передают-ся в производство на участки, брига¬дам, на рабочие места в соответствии с установленными лимита¬ми, нормами и объемами производственной про-граммы (задани¬ями). Отпуск сверх норм и лимитов либо замена производит-ся в порядке, установленном организацией при наличии разрешения руково-дителя либо уполномоченных лиц [15].
В первичных учетных документах на отпуск материалов со складов и кладовых в производственные подразделения (в лимит¬но-заборных картах, требованиях-накладных, накладных на от¬пуск материалов на сторону в пере-работку) указываются рекви¬зиты, позволяющие идентифицировать вид мате-риальных ресур¬сов, заказ (изделия, работы), для которого предназначены ма-териалы, либо код и наименование затрат. Если отпуск мате¬риалов подразде-лениям производится без указания назначения, они считаются в подотчете у подразделения.
Также в подотчет оформляется отпуск материалов особого по¬рядка учета: драгоценные металлы и драгоценные камни, полу¬фабрикаты и изделия из них, спирт, дорогостоящие материальные ценности, сильнодействующие ядовитые вещества. Руководителем организации утверждаются списки лиц, имеющих право давать разрешения на отпуск подобных материалов, полу-чать и исполь¬зовать их в производстве. Материалы списываются с подотчета подразделений организации, отдельных работников на основании акта, со-ставленного назначенной руководителями организации либо ее подразделе-ния комиссией. Комиссия проверяет фактическое наличие материальных за-пасов, устанавливаются причины расхода сверх норм.
Материалы, пришедшие в негодность по истечении сроков хра¬нения, морально устаревшие, при выявлении недостач, хищений или порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий, списываются с уче-та. Подготовка необходимой инфор¬мации для принятия руководством орга-низации решения о спи¬сании материалов осуществляется Комиссией с уча-стием матери¬ально ответственных лиц [2].
Комиссия производит осмотр материалов, устанавливает при¬чину их непригодности к использованию и виновных в этом лиц, выявляет возмож-ность применения материалов на другие цели или их продажи, совместно с экономическими службами производит оценку отходов и материалов при по-нижении их физических свойств, составляет акт на списание ценностей, осу-ществляет кон¬троль за утилизацией непригодных к дальнейшему использо-ванию материальных ценностей.
Работники бухгалтерии, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц проводить на складах в присутствии заведующего складом (кла-довщика) проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей операций в карточках учета, полноты и свое¬временности сдачи документов в бухгалтерскую службу. Бух-гал¬тер сверяет записи в карточках учета материалов с первичными докумен-тами и подтверждает своей подписью правильность вы¬ведения остатков. Ес-ли склады расположены от бухгалтерии на отдаленном расстоянии, прием и проверку первичных учетных документов могут осуществлять непосредст-венно в бухгалтерии или в службе обработки данных.
Материально ответственное лицо составляет реестр приемки-сдачи приходных и расходных документов и вместе с документа¬ми передает его в бухгалтерию. Сдача складом лимитно-заборных карт производится ежеме-сячно, а также после использования ли¬мита. При этом сверяются данные ли-митно-заборных карт скла¬да и подразделений, что подтверждается подпися-ми заведующего складом (кладовщика) и работников подразделений, полу-чавших материалы.
По окончании месяца материально ответственное лицо склада перено-сит количественные остатки из карточек учета материалов в сальдовую книгу или ведомость (книгу остатков материалов), ко¬торая ведется по балансовым счетам и субсчетам, группам и ви¬дам материалов.
Контроль за правильностью складского учета материалов со стороны бухгалтерии заключается в проверке не только первич¬ных учетных докумен-тов, но и отчетов подразделений организа¬ции, сопоставлении записей в при-ходных и расходных документах, карточках учета материалов и сальдовых книгах. Если обна¬ружены расхождения между показателями складского уче-та и групповой оборотной ведомости, то, как правило, составляется сортовая оборотная ведомость в пределах группы материальных ценностей, по кото-рым выявлены несоответствия [27].
Такой метод учета материалов, которым предусматривается распреде-ление ответственности и полномочий персонала склада и бухгалтерии в осу-ществлении учета и контроля за ведением уче¬та, называется оперативно-бухгалтерским, или сальдовым. В бух¬галтерии организации не ведется коли-чественный и суммовой учет движения материалов по номенклатуре и не со-ставляются оборот¬ные ведомости по видам материалов, а ведется учет в де-нежном выражении по материально ответственным лицам (складам), ба¬лансовым счетам, субсчетам и группам материальных ценностей. Показатели аналитического учета формируются по данным пер¬вичных учетных докумен-тов и реестров их приемки-сдачи и фик¬сируются в накопительных ведомо-стях, информация которых ис¬пользуется для составления групповых оборот-ных ведомостей и регистров синтетического учета. В организациях, имею-щих службу внутреннего аудита, функ¬ции контроля движения материальных ценностей на складах орга¬низации и в других местах хранения могут возла-гаться на указан¬ную службу.
Первичными учетными документами по отпуску материалов в произ-водство являются лимитно-заборные карты (Приложение 8) и накладная на отпуск материалов на сторону (Приложение 9). Лимитно-заборные карты предназначены для отпуска материалов, систематически потребляемых в процессе производства продукции (выполнения работ и услуг), а также для контроля за соблюдением лимитов [27]. Согласно требованиям ПБУ 5/01 "Учет МПЗ" материалы списываются в производство в одной из следующих оценок: по методу ФИФО, по средней себестоимости, по себестоимости каж-дой единицы. В синтетическом учете материалы списываются на счета учета затрат.
Похожие рефераты:
|
|
Дипломные работы 
