Организация первичного учёта в системе бухгалтерского учёта предприятия

Первичное наблюдение - основа функционирования хозяйственного учета. Оно охватывает:
•    оценку и критерии отбора фактов хозяйственной жизни;
•    однозначное объявление объектов и событий отражаемых в учете;
•    совмещение во времени оформления наблюдения и измерения фактов хозяйственной жизни;
•    способы контроля за наблюдением и передачей фактов хозяйственной жизни для дальнейшей обработки.
По результатам первичного наблюдения приступают к составлению документов.
Все хозяйственные операции, проводимые ООО «ТЕХПРОЕКТ»,  оформляются оправдательными документами, которые и служат первичной учетной информацией, лежащей в основе ведения бухгалтерского учета.
Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.
Финансово-хозяйственная деятельность ООО «ТЕХПРОЕКТ» представлена оптовой торговлей с/х животными (КРС, свиньи, бараны) и прочей сх продукцией (зерном, подсолнечником) и сопровождается выполнением многочисленных и разнообразных операций.
Каждая хозяйственная операция обязательно оформляется учетными документами, содержащими первичные сведения о совершенных хозяйственных операциях или праве на их совершение.
Объектами учетных документов в ООО «ТЕХПРОЕКТ» являются процессы снабжения и продажи, а также различные финансовые, хозяйственные, расчетные отношения внутри и за пределами организации.
     Первичные  учетные документы в ООО «ТЕХПРОЕКТ» принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомитетом России в 1997-2006 гг. по согласованию с Минфином России, Министерством экономики и развития торговли РФ и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти по следующим разделам учета:
•    учет труда и его оплаты, для чего в ООО «ТЕХПРОЕКТ» используются: Приказ (распоряжение) о приеме на работу, применяемый для учета вновь принимаемых на работу.
Заполняется он в одном экземпляре работником отдела кадров на всех работников за исключением назначенных вышестоящим органом. Работник отдела кадров, а в ООО «ТЕХПРОЕКТ» им является бухгалтер, на основании приказа о приеме на работу заполняет личную карточку, делая отметку о зачислении на работу в трудовой книжке.
Личная карточка заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома и др. документов.
Приказ о представлении отпуска применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с КЗОТ, действующим законодательством, актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. Подписывает этот приказ руководитель организации. [44 С.148]
Табель учета использования рабочего времени применяется для учета использованного рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду.
•    Составляется он уполномоченным лицом и после соответствующего оформления передается в бухгалтерию;
•    учет кассовых и расчетных операций;
•    учет торговых операций и др.
Для операций, которые не могут быть оформлены типовыми документами, ООО «ТЕХПРОЕКТ»  разработало свои формы первичных документов, которые предусмотрены учетной политикой  и содержат перечень обязательных реквизитов. Например: «Отчет об исполнении поручения» для лиц, работающих в ООО «ТЕХПРОЕКТ» по договорам поручения, рис.1
Кроме учетных документов, учетная информация в ООО  «ТЕХПРОЕКТ» хранится при помощи компьютерных систем, а именно в программе 1С: Бухгалтерия.
С документами тесно связаны такие понятия, как документация (первичный учет), унификация, стандартизация и документооборот.
•    Документация - способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами — начальная стадия бухгалтерского учета. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля.
    Предварительный контроль осуществляется руководителем, главным бухгалтером ООО «ТЕХПРОЕКТ» при подписании документов, так как, подписывая документ они берут на себя персональную ответственность работника подписавшего документ, за совершенные им действия.
Текущий контроль в ООО «ТЕХПРОЕКТ»  производится в процессе учета и анализа (оперативного) финансово-хозяйственной деятельности; в целях углубления анализа привлекаются первичные документы.
Последующий контроль на данном предприятии осуществляется в основном в форме документальных ревизий, а также путем проверки бухгалтером документов, таких как товарные накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, договора поставок, которые служат основанием для оформления хозяйственных операций.
•    Унификация документов — разработка типовых форм документов для использования их при оформлении однородных операций . Унификация способствует упрощению и сокращению документов, а также приспосабливает их к обработке в компьютерных программах: замене разовых документов накопительными, ликвидации лишних показателей, имеющихся в документах, объединению нескольких отдельных документов в комбинированные и т. д.
•    Стандартизация документов — установление одинаковых (стандартных) размеров бланков однотипных документов, которые позволяют более эффективно использовать бумагу при печати документов, уменьшают ее отходы. Кроме того, стандартизация облегчает бухгалтерскую обработку документов, использование компьютеров и хранение документов в архиве.
•    Документооборот — путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. В ООО «ТЕХПРОЕКТ» документооборот разработан главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.
•     В нем  предусмотрено:
1.    наименование отчетов и первичных документов;
2.    время составления;
3.    лицо, которое составляет, подписывает и ведет запись в документах;
4.    сроки и ответственного за представление документа в бухгалтерию;
5.    лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает документ, контролирует, как он используется в бухгалтерии и в каком деле хранится в текущем архиве.
 Отсутствие документооборота или нечеткая его организация приводят к запущенности учета и ко всяким злоупотреблениям.
Все многообразие документов, оформляемых ООО «ТЕХПРОЕКТ»,  группируется, т.е. составляются сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: по назначению, по порядку составления, по содержанию хозяйственных операций, по способу отражения операций, по месту составления и по порядку заполнения.
•    Распорядительными считаются документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, в ООО «Техпроект» - это приказы, доверенности, накладные,  чеки на получение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и другие. Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указание на совершение отраженных в документах операций. В ООО «ТЕХПРОЕКТ» такие документы подписывают  директор и главный бухгалтер.
•    Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. В ООО «Техпроект» такими документами являются:  квитанции, счета, подтверждающие произведенные расходы, отчеты материально-ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, приходные и расходные кассовые ордера и другие.
Документы бухгалтерского оформления составляются  бухгалтером в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете.
•    Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная подписями получателя и кассира; накладная на отгрузку товаров, а также оформление фактической выдачи и т. д.
По порядку составления документы бывают первичными и сводными.
•    Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер,  счета, платежные требования и др.
•    Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными.
Например, авансовые отчеты, кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные и накопительные ведомости.
В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетным лицом: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено отнесение производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.
По содержанию хозяйственных операций документы подразделяют на материальные, денежные и расчетные.
•    Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда.
К ним относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. Например, в ООО «ТЕХПРОЕКТ» - это документы на Оприходование и отгрузку  товаров, перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей, необходимых для заполнения учетных регистров по счетам производственных затрат, счета-фактуры, накладные и др.
Пополнение товарных запасов в ООО «ТЕХПРОЕКТ» производится за счет их приобретения у предприятий поставщиков по договорам поставки; снабженческо-сбытовых организаций по договорам купли-продажи, через подотчетных лиц, приобретающих товары за наличный расчет.
Договором, в соответствии с которым предприятие получает товары от поставщиков, является договор поставки, основные положения которого изложены в ст. 506 – 524 ГК РФ.
Договор поставки заключается между двумя конкретными организациями и влечет определенные юридические последствия: устанавливает права и обязанности сторон договора и прекращается после исполнения условий договора. По договору поставки организация-поставщик обязуется поставить в определенные сроки организации-покупателю в собственность продукцию по согласованной цене и в соответствии с согласованными техническими требованиями. В договоре должны обязательно определяться номенклатура (ассортимент), количество и качество продукции, сроки поставки и цена, а в долгосрочном договоре – наименование, групповая номенклатура (ассортимент) и количество продукции, порядок и сроки согласования и представления спецификаций. При отсутствии этих условий в договоре он считается незаключенным.[9.С.87]
Поставка продукции производится поставщиком: иногородним получателям – путем отгрузки железнодорожным или водным транспортом грузовой скоростью, а в случаях, предусмотренных соответствующими правилами, – автомобильным транспортом, одногороднем получателям – как правило, автомобильным транспортом.
Предприятия-поставщики на отгруженную продукцию выписывают расчетные документы (платежные требования, платежные требования-поручения, счета, товарно-транспортные накладные и т.п.) и сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.).
Расчетные документы (платежные требования, счета-фактуры и др.) на поступающие товары с приложенными к ним другими документами направляются в бухгалтерию ООО «ТЕХПРОЕКТ», работники которой обязаны:
•    зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;
•    проверить соответствие данных этих документов договору поставки в отношении ассортимента материалов, их количества, цен, сроков отгрузки и др.;
•    сделать в карточках или книге оперативного учета соответствующие записи о выполнении договора поставки;
•    акцептовать (т.е. дать согласие на оплату) расчетные документы поставщика или мотивированно отказаться от акцепта;
•    передать уполномоченному лицу распоряжение на получение и доставку груза; перечень этих лиц устанавливается директором предприятия по согласованию с начальником отдела снабжения и главным бухгалтером;
•    передать документы в финансовый отдел или бухгалтерию.
•    Зарегистрированные экземпляры расчетных и других документов (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и т.п.) передаются соответствующему складу для руководства при приемке и Оприходование товаров.
•    Для получения товаров со склада поставщика или транспортной организации уполномоченному лицу выдаются квитанция, товарно-транспортная накладная  по доставке груза и доверенность на его получение.
Доверенности (формы № М-2 и № М-2а) применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю. Выдачу доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.
Доверенности должны быть подписаны руководителем организации, главным бухгалтером, иметь оттиск печати и паспортные данные получателя.
Форму № М-2а применяют организации, у которых получение товаров по доверенности носит массовый характер.
Отрывная часть доверенности выдается под расписку работнику предприятия, уполномоченному на получение товарно-материальных ценностей, а корешок доверенности остается в бухгалтерии организации. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана.
Срок действия доверенности, как правило, не более чем 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.
 Доверенности, независимо от срока их действия, отбираются поставщиком при первом отпуске товарно-материальных ценностей. В случае отпуска товарно-материальных ценностей частями на каждый частичный отпуск составляется накладная  с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или заменяющего его документа) передается получателю товарно-материальных ценностей, а другой подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля за исполнением отпуска ценностей согласно доверенности, а также для предъявления счета потребителю.
По окончании отпуска товарно-материальных ценностей доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей по сдаваемой доверенности.[7.С.397]
В случаях перевозки грузов автотранспортом приемка материалов, поступающих на предприятие, осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя.
Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т), утв. постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.
Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:
1.    товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и Оприходование их у грузополучателей;
2.    транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями – владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями – владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.
В условиях, когда на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.
Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах:
o    1-ый – остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей; второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю;
o    2-ой – сдается водителем грузополучателю и предназначается для Оприходование товарно-материальных ценностей у получателя груза; 3-ий и 4-ый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации – владельцу автотранспорта.
o    Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация – владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику – заказчику автотранспорта, а четвертый – прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Похожие рефераты:

• Организация первичного учёта в системе бухгалтерского учёта предприятия

Первичное наблюдение - основа функционирования хозяйственного учета. Оно охватывает:
•    оценку и критерии отбора фактов хозяйственной жизни;
• ...
• Организация электронного бухгалтерского учёта – 1С7/8

Учет товаров в ООО «ТЕХПРОЕКТ» ведется в программе 1С: Бухгалтерия. Для учета товаров, приобретаемых ООО «ТЕХПРОЕКТ» с целью перепродажи, предназначен справочник &la...
• Экономическая характеристика предприятия и организация бухгалтерского учета

Профиль деятельности ОАО «Корвет»: строительство, реконструкция и ремонт сетей тепло-, водо-, газо-снабжения.
Адрес ОАО «Корвет»: Россия, 119180, г. Москва, у...
• Организация бухгалтерского учета в ОАО «Техпроект»

Бухгалтерский учет на предприятии организован в соответствии с Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"(в ред. от 03.11.2006 г. № 183-з) [1]/ Ведение бухга...
• Организация бухгалтерского учета кредитов и займов

Для того, чтобы раскрыть сущность, задачи и принципы методологии бухгалтерского учета кредитов и займов, необходимо раскрыть понятие кредита, как объекта бухгалтерского учета, а также ряда ...